Leidinggeven aan vrijwilligers; hoe doe je dat?

Leidinggeven aan vrijwilligers is een veelbesproken onderwerp. De een vindt dat je wel moet leidinggeven aan vrijwilligers. De ander vindt dat dit niet het geval is omdat vrijwilligers geen betaalde krachten zijn. Wij vinden dat leidinggeven erbij hoort, maar dat je dit wel anders moet aanpakken dan je bij betaalde krachten zou doen. Het goed leidinggeven aan je vrijwilligersteam zorgt er namelijk voor dat jouw team zo optimaal mogelijk functioneert. En dat is toch wat je wil? Ook is het voor je team fijn om leiding te krijgen omdat de leden dan weten waar ze aan toe zijn en een duidelijk aanspreekpunt hebben.

Wat er volgens ons allemaal komt kijken bij het leidinggeven aan vrijwilligers en hoe je het op een effectieve manier in de praktijk brengt, delen we in dit blog.

Kijktip: we hebben ook een video voor je gemaakt waarin we uitleggen hoe je leidinggeeft aan vrijwilligers. 

Wat is het verschil tussen leidinggeven aan vrijwilligers en betaalde krachten?

Leidinggeven aan vrijwilligers gaat volgens ons anders in zijn werk dan leidinggeven aan betaalde krachten. Betaalde krachten worden immers betaald en daarvoor mag je een duidelijke tegenprestatie terugverwachten. Daarin mag je dan ook heel duidelijk zijn in wat je verwacht.
Vrijwilligers worden niet betaald en daarom gaat het leidinggeven aan vrijwilligers veel meer over het aansturen, faciliteren, waardering tonen en inspelen op de motivatie. Wat de vrijwilliger voor jouw organisatie gaat doen, geef je samen vorm. Anders gezegd: je bepaalt samen met de vrijwilliger wat hij/zij gaat doen en hoe hij/zij dit gaat vormgeven. Het is dus niet zo dat je de vrijwilliger een opdracht geeft en bepaalt hoe deze opdracht uitgevoerd moet worden en wat het resultaat moet zijn. Dat gezegd hebbende mag je natuurlijk wel een tegenprestatie terugverwachten en mag je ook aangeven hoe je zou willen dat het eindresultaat er ongeveer uitziet. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend en dat weet de vrijwilliger ook wel.

Wat daarnaast ook anders is wanneer je leidinggeeft aan vrijwilligers is dat het tonen van waardering heel belangrijk is. Juist omdat vrijwilligers geen financiële beloning krijgen, is het noodzakelijk dat ze het gevoel krijgen dat ze ook echt gewaardeerd worden. Betaalde krachten zijn in hun overleven afhankelijk van hun werkgever. Geen loon betekent geen inkomsten. En zonder inkomsten overleef je niet. Daarom kom je er bij betaalde krachten nog mee weg als je niet altijd je waardering toont. Wanneer vrijwilligers zich niet gewaardeerd voelen, is de kans heel groot dat ze stoppen. De keuze om te stoppen is immers makkelijk gemaakt want de vrijwilliger is niet afhankelijk van het vrijwilligerswerk.

En tot slot is het inspelen op de motivatie een belangrijke factor in het leidinggeven aan vrijwilligers. Ook hierin geldt weer dan een niet gemotiveerde vrijwilliger makkelijk de keuze maakt om te stoppen met het vrijwilligerswerk, waar een betaalde kracht dit minder makkelijk kan omdat hij/zij in het overleven afhankelijk is van de werkgever. Daarnaast is binnen het leidinggeven aan vrijwilligers het motiveren zo belangrijk omdat een gemotiveerde vrijwilliger niet alleen productiever is, maar zich ook langer in zal zetten voor de organisatie.

Hoe geef je leiding aan vrijwilligers?

Als je het ons vraagt staat bij het leidinggeven aan vrijwilligers centraal dat je vrijwilligers aanstuurt, faciliteert, waardering toont en inspeelt op de motivatie. We nemen deze vier aspecten één voor één onder de loep.

Het aansturen van vrijwilligers
Zoals je in het begin van dit blog al las, gaat het leidinggeven aan vrijwilligers veel meer over het aansturen van vrijwilligers dan over het geven van een pasklare taak en daar een duidelijk eindresultaat van te verwachten. Dit betekent dat je samen met de vrijwilliger kijkt naar wat hij/zij gaat doen en hoe hij/zij dit het beste kan aanpakken. Je geeft de vrijwilliger hierin veel vrijheid maar bent wel aanwezig om sturing te geven. In dit geval stuur je de vrijwilliger aan en begeleid je hem/haar.

Het is voor de vrijwilliger belangrijk dat hij/zij weet wat van hem/haar verwacht wordt en wat hij/zij zelf van de organisatie mag verwachten. Hieronder valt dat de vrijwilliger weet wat zijn/haar taak wordt, wanneer hij/zij deze taak het beste kan uitvoeren en binnen welke kaders hij/zij invulling mag geven aan de taak.

Bij het aansturen van vrijwilligers is het daarom ten eerste belangrijk om je verwachtingen naar elkaar toe uit te spreken en te controleren of het voor beide partijen duidelijk is wat van elkaar vetwacht wordt. Dit doe je normaal gesproken tijdens een intakegesprek. Maar ook een evaluatiegesprek is een mooi moment om dit nog een keer te herhalen. Zo kun je peilen of de afspraken voor beide partijen nog steeds helder zijn. En ook of ze nog passend zijn bij de situatie zoals die nu is.

Daarnaast is het belangrijk dat je zorgt voor heldere kaders. Zo moet de vrijwilliger weten wat zijn/haar taak is en hoe hij/zij deze ongeveer mag uitvoeren. En daarbij is het ook belangrijk dat de vrijwilliger wel inspraak krijgt in de taak die hij/zij gaat doen en ook vrijheid krijgt om de taak uit te voeren zoals hij/zij wenst. Maar daarbij wel kaders krijgt waarbinnen hij/zij vrij mag bewegen. Deze kaders zijn cruciaal omdat dit zorgt voor helderheid over wat wel en niet kan. Het geeft duidelijkheid en richting.

Bijvoorbeeld: stel een vrijwilliger mag een activiteit organiseren waar hij/zij materialen voor moet aanschaffen. Wanneer de vrijwilliger niet weet welk budget hiervoor beschikbaar is, loop je het risico dat hij/zij te veel geld uitgeeft. Daarom is het belangrijk om als kader mee te geven hoeveel geld hij/zij hiervoor mag besteden.

Een ander voorbeeld: stel de vrijwilliger mag op flexibele basis langskomen bij een cliënt om een praatje te maken. Dan is het goed om duidelijk te communiceren wanneer de momenten zijn waarop de vrijwilliger beter niet langs kan komen. Bijvoorbeeld tijdens de zorgmomenten en rustmomenten. Dit voorkomt teleurstelling aan beide kanten.

Door het stellen van kaders zorg je er dus voor dat voor beide partijen duidelijk is wat van hen verwacht wordt. En dit vormt een basis in het aansturen van vrijwilligers.

Vrijwilligers faciliteren
Het faciliteren van vrijwilligers is eveneens een belangrijke factor in het goed leidinggeven aan vrijwilligers. Met faciliteren bedoelen we dat jij ervoor zorgt dat de vrijwilliger alles heeft wat nodig is om zijn/haar taken goed uit te voeren. Zo is het belangrijk dat de vrijwilliger de juiste kennis en vaardigheden heeft, maar ook de juiste spullen en andere benodigdheden. Waarom is dit zo belangrijk? Omdat het niet hebben van de juiste kennis of benodigdheden zorgt voor onzekerheid of frustratie. En dat zorgt er weer voor dat vrijwilligers vertrekken. En dat wil je natuurlijk niet. En wanneer deze zaken wel aanwezig zijn, heeft jouw vrijwilligersteam een goede basis om optimaal te functioneren. En dat is wat je wel wilt!

Zonder de juiste kennis en vaardigheden kan gebeuren dat vrijwilligers fouten maakt of zich niet zeker voelt. En dat is zonde. Daarom raden we je aan om (zeker als je met een complexe doelgroep werkt) altijd te zorgen voor de juiste scholing. En scholing hoeft niet groot te zijn. Je kunt prima zelf een introductiecursus geven.

Daarnaast hebben vrijwilligers ook de juiste basis benodigdheden en middelen nodig. Een vrijwilliger die creatieve activiteiten doet heeft bijvoorbeeld papier, stiften, verf etc. nodig. Belangrijk is dat jij ervoor zorgt dat deze of aanwezig zijn, of dat de vrijwilliger weet dat hij/zij deze zelf mag halen en jullie de kosten vergoeden of het bedrag voorschieten.

Het is hierbij belangrijk om hierin ook financiële middelen beschikbaar te stellen. Wij houden de regel aan dat vrijwilligerswerk geen geld mag kosten. Daarom raden we elke organisatie aan om vrijwilligers of een vrijwilligersvergoeding te geven of ervoor te zorgen dat de vrijwilligers hun gemaakte (reis)kosten kunnen declareren.

Waardering tonen
Verder is binnen het leidinggegeven aan vrijwilligers het tonen van waardering cruciaal. Weet je nog wat we eerder in dit blog beschreven? Vrijwilligers die zich niet gewaardeerd voelen, raak je kwijt. En dat wil je natuurlijk niet.

Waardering tonen kan simpelweg door dankjewel te zeggen. Maar ook door successen samen te vieren en vrijwilligers te vertellen wat hun bijdrage heeft betekend voor de organisatie. We raden je daarom aan om regelmatig een moment te organiseren waarin je samenkomt met de vrijwilligers en deze successen met hun deelt.

Het inspelen op de motivatie
Tot slot geloven wij erin dat ook het inspelen op de motivatie belangrijk is bij het leidinggeven aan vrijwilligers. Elke vrijwilliger start het vrijwilligerswerk vanuit een bepaalde motivatie. Hij/zij hoopt iets uit het vrijwilligerswerk te halen. En ervoor zorgen dat de vrijwilliger dit ook echt vindt bij jouw organisatie maakt dat de vrijwilliger bij jouw organisatie blijft en een trouwe vrijwilliger wordt. Het maakt ook dat de vrijwilliger zich met plezier inzet. En dit zorgt ervoor dat zijn/haar inzet effectief is. Denk hier maar aan: een ongemotiveerd persoon krijgt niet veel gedaan en zal bij elke stap die hij/zij zet klagen of vervelend doen.

Wil je inspelen op de motivatie van vrijwilligers? Dan is het belangrijk dat je eerst onderzoekt wat jouw vrijwilligers motiveert. Vraag daarom altijd bij een intakegesprek en/of evaluatie waarom de vrijwilliger bij jou aan de slag gaat en uit het vrijwilligerswerk hoopt te halen. Alleen zo weet je wat die motivatie is en kun je stappen zetten om in te spelen op die motivatie (tip: in dit blog delen we een paar motivatie tips met je).

Verschillende leiderschapsstijlen

Er zijn verschillende leiderschapsstijlen die je kunt toepassen om vrijwilligers zo efficiënt en effectief mogelijk aan te sturen. Eén daarvan is coachend leidinggeven. Wij zijn fan van deze stijl en vinden deze bijzonder goed passen bij het aansturen van vrijwilligers. Coachend leidinggeven is er namelijk op gericht dat je het probleemoplossend vermogen van de vrijwilligers stimuleert en de vrijwilligers veel vrijheid biedt. En juist dat stukje vrijheid en zelfstandigheid is wat volgens ons zo belangrijk is in het leidinggeven aan vrijwilligers. Benieuwd wat coachend leidinggeven precies inhoudt? Lees dit blog dan even.

Een mooie basis

Met de informatie uit dit blog heb je een mooie basis om zelf aan de slag te gaan met het effectief leidinggeven aan vrijwilligers. Vind je dit een interessant onderwerp en wil je hier nog meer over leren? Zowel in onze basistraining vrijwilligersmanagement (vooral geschikt voor coördinatoren die tot 1 jaar werkervaring hebben) en verdiepingstraining vrijwilligersmanagement (geschikt voor coördinatoren met meer dan 1 jaar werkervaring) besteden we hier uitgebreid aandacht aan.

Heb je nog vragen over het leidinggeven aan vrijwilligers of onze scholing? Stuur dan even een mailtje naar info@deklimopacademie.nl. We helpen je met plezier verder!