Werk jij met vrijwilligers? En vind je dat de samenwerking nog wel beter kan? Dan is dit blog voor jou. We delen namelijk 6 tips om de samenwerking met vrijwilligers te versterken. Het hebben van een team aan vrijwilligers alleen is namelijk niet genoeg. Je moet ze ook weten te behouden (daarover vertellen we je meer in dit blog). En daarnaast is het belangrijk dat je zorgt voor een sterke samenwerking zodat jullie beide het meeste uit de samenwerking halen en zowel de vrijwilliger als jij blij bent met hoe alles gaat.
Tip 1: blijf in gesprek
Wil je dat de samenwerking met je vrijwilligers beter verloopt? Dan is het belangrijk om in gesprek te blijven. Als een vrijwilliger zich niet gezien of gehoord voelt, is de kans groot dat hij/zij stopt. Daarom is in gesprek blijven zo belangrijk.
Nu is het natuurlijk lastig om in gesprek te blijven met elke vrijwilliger als je meer dan 50 vrijwilligers begeleid en dit in je eentje doet. Maar gelukkig zijn er ook andere manieren hoe je in gesprek kunt blijven. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van gezamenlijke intervisie bijeenkomsten. Dit zijn bijeenkomsten waarin je met een groepje samenkomt om een onderwerp of casus te bespreken. Je kunt hierbij een casus uit de praktijk gebruiken. Zo kun je in 1 of 2 uur tijd prima in gesprek blijven met een grotere groep vrijwilligers.
Daarnaast kun je regelmatig een inloopuurtje organiseren. Hiervoor zou je een vast moment kunnen prikken. Bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand. Vrijwilligers die behoefte hebben aan een gesprek kunnen dan binnenwandelen. Dit is meteen ook een mooie gelegenheid voor de vrijwilligers om elkaar weer eens te zien.
Hoe je het ook vormgeeft; belangrijk is dat je in gesprek blijft. En dat je in die gesprekken onderzoekt of de vrijwilliger nog op zijn/haar plaats zit. Of hij/zij het nog naar zijn/haar zin heeft. En of de vrijwilliger nog wensen heeft op het gebied van het vrijwilligerswerk waar jij bij kunt helpen.
Tip 2: doe iets met de feedback
Tijdens de gesprekken krijg je dingen te horen. Sommige vrijwilligers vertellen dat ze prima op hun plekje zitten en het voor hun goed is zoals het is. Maar bij sommige vrijwilligers is dit niet het geval. Het is dan aan jou om naar deze vrijwilligers te luisteren en iets met de feedback te doen.
Zo zou je met deze vrijwilligers een individueel gesprek kunnen plannen om nog wat verder door te vragen en onderzoeken wat er precies mis is en wat ze graag anders zien. Maar ook kun je samen kijken naar welke taak of werkwijze beter past.
Belangrijk is dat je iets doet met de feedback die je gegeven is. Doe je dit niet? Dan voelt de vrijwilliger zich niet gehoord. En dit zorgt ervoor dat de vrijwilliger op een bepaald punt besluit dat het genoeg is en hij/zij vertrekt. En dat wil je natuurlijk niet.
Tip 3: toon waardering
Deze tip is zo ontzettend belangrijk wanneer je met vrijwilligers werkt. Laat altijd weten wat de vrijwilliger voor jou, voor de organisatie en voor haar cliënten betekent. Laat dit geen geheim zijn. En ga er ook niet vanuit dat alle vrijwilligers dit wel weten. Of terwijl: besteed tijd en aandacht aan het tonen van waardering. Ook als jij op dit moment denkt dat alle vrijwilligers al weten hoe belangrijk ze voor je zijn.
Hoe toon je waardering? Daar is niet per se één antwoord op te geven. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Bijvoorbeeld door:
- Je waardering uit te spreken;
- Een jaarlijkse bedank dag te organiseren;
- Een presentje te geven tijdens Dag van de Vrijwilliger;
- Periodiek een nieuwsbrief te sturen waarin je successen deelt en beschrijft hoe de vrijwilligers hebben bijgedragen aan deze successen;
- Vrijwilligers net als beroepspersoneel een kerstpakket te geven.
Erken dus wat de vrijwilliger betekent voor jou, de organisatie en haar cliënten en toon dit ook aan de vrijwilliger!
Tip 4: vermijd het woord ‘moeten’
Ook wanneer je vrijwilligers begeleid ontkomt je er niet aan dat je moet leidinggeven aan vrijwilligers (daar lees je in dit blog meer over) en daarmee ook opdrachten moet geven. Belangrijk is om je te beseffen dat je deze opdrachten samen vormgeeft met de vrijwilliger. De vrijwilliger krijgt dus inspraak in wat hij/zij mag doen. In geen geval hoor je de vrijwilliger te vertellen wat hij/zij moet doen en hoe dit precies gedaan moet worden. Vrijwilligerswerk is vrijwillig. Het moet daarom leuk en van betekenis zijn voor de vrijwilliger.
De vrijwilliger mag niet gezien worden als een middel om een doel te bereiken. In plaats daarvan zijn vrijwilligers personen die toegevoegde waarde leveren. Die hun kennis, kunde en ervaring meenemen en inzetten voor iets goeds. En van die kennis, kunde en ervaring mag je gebruikmaken door vrijwilligers de vrijheid te geven om te doen wat ze zo graag willen doen. En die kennis, kunde en ervaring mag je niet misbruiken om bepaalde dingen gedaan te krijgen.
Om dit heel makkelijk in de praktijk te brengen raden wij aan om het woord ‘moeten’ te vermeiden wanneer je een vrijwilliger vraagt om iets te doen. Gebruik in plaats daarvan ‘willen’. En geef de vrijwilliger de benodigde vrijheid om de taak vervolgens in te vullen zoals hij/zij dat wil.
Tip 5: maak heldere afspraken
In elke samenwerking is het goed om heldere afspraken te maken. Hiermee creëer je helderheid over wat wel en niet kan. En zo ook in de samenwerking met vrijwilligers. Daarom raden we aan om elke nieuwe samenwerking te starten met een goed gesprek en hetgeen wat besproken is nog even op papier te zetten in de vorm van een vrijwilligersovereenkomst. Zo is het voor iedereen ten alle tijden duidelijk waarom deze samenwerking er is, wat het doel ervan is en wat wel en niet kan binnen de samenwerking.
Tip 6: evalueer regelmatig
Deze tip sluit mooi aan op de eerste tip (blijf in gesprek). Het is namelijk aan te raden om periodiek te evalueren met je vrijwilligers. Tijdens zo’n gesprek kijk je (net als bij tip 1) of de vrijwilliger nog op zijn/haar plek zit en of hij/zij nog andere wensen heeft. Maar daarnaast is dit gesprek ook een moment om zelf om feedback te vragen. Hoe ervaart de vrijwilliger de samenwerking met jou? Heeft hij/zij nog feedback voor je over hoe de samenwerking nog beter kan worden?
Dit is belangrijk om te weten zodat je verder kan groeien, nog beter in je werk wordt, maar ook de omdat het de samenwerking met de vrijwilliger sterker maakt. Het geeft namelijk aan dat je oog hebt voor de vrijwilliger en zijn/haar input. Ook geeft het aan dat je er alles aan doet om hem/haar zo goed mogelijk te faciliteren.
En natuurlijk is het ook zaak dat je iets doet met de feedback, mits je de feedback terecht vindt. Vind je de feedback niet terecht? Spreek dan uit dat je de vrijwilliger bedankt voor de feedback, je jezelf er nog niet helemaal in kunt vinden maar er wel over na gaat denken. Soms kom je er op een later moment achter dat er toch een kern van waarheid in zat. En soms ook niet, wat ook prima is. Maar dan weet je in elk geval wel wat er speelt in het hoofd van de vrijwilliger en heeft hij/zij de kans gekregen om uit te spreken wat hem/haar dwars zat. En dat is ook heel belangrijk!
Meer tips nodig?
We zijn alweer bij het einde gekomen van onze 6 tips om de samenwerking met vrijwilligers te versterken. Naast deze tips hebben we nog veel meer wat we met je willen delen. Te veel om in één blog te zetten. Daarom hebben we al onze kennis en ervaring verwerkt in drie interessante cursussen en trainingen. Wil jij jezelf verder ontwikkelen en een nog betere vrijwilligerscoördinator worden? En wil je weer met meer motivatie en plezier naar je werk gaan? Dan is het volgen ervan echt een aanrader!
In de basistraining vrijwilligersmanagement leer je hoe je een goede basis legt voor het werken met- en leidinggeven aan vrijwilligers. Deze training is vooral geschikt voor startende vrijwilligerscoördinatoren met tot 1 jaar werkervaring en voor ervaren vrijwilligerscoördinatoren die hun basiskennis willen opfrissen.
De verdiepingstraining vrijwilligersmanagement is meer geschikt voor de ervaren vrijwilligerscoördinator met meer dan 1 jaar werkervaring. In deze training komen diverse onderwerpen aan bod die jij op dagelijkse basis tegenkomt en helpen we je nog beter in te spelen op deze onderwerpen.
Tot slot is onze spoedcursus vrijwilligers werven voor alle vrijwilligerscoördinatoren die willen leren hoe je in deze lastige tijd toch vrijwilligers werft. Dit doen we door je te leren hoe je op een vernieuwende manier werft én hoe je inspeelt op huidige trends en ontwikkelingen om toch succesvol te werven. En het mooie is dat je tijdens de cursus ook echt aan de slag gaat met het werven van vrijwilligers.
Al onze cursussen en trainingen zijn in eigen tijd en op eigen temp te volgen in onze online leeromgeving. Je krijgt 1 jaar toegang tot alle lesstof en krijgt persoonlijke feedback op al je opdrachten. En natuurlijk kun je per mail of in de online leeromgeving al je vragen stellen waardoor de scholing toch persoonlijk is en jouw persoonlijk leerdoel altijd behaald wordt 😊.
Tot slot is onze scholing speciaal ontwikkeld voor vrijwilligerscoördinatoren die werkzaam zijn in de zorg en welzijnssector. Dit betekent dat alle praktijkvoorbeelden specifiek gericht zijn op situaties die je in de zorg en welzijnssector tegenkomt. Echter is alle andere informatie ook relevant voor vrijwilligerscoördinatoren die in andere sectoren werken en is onze scholing dus ook leerzaam voor iedereen die niet in de zorg en welzijnssector werkt.
Heb je nog vragen over onze scholing? Stuur dan even een mailtje naar info@deklimopacademie.nl. We helpen je met plezier verder!
Succes met het versterken van de samenwerking met je vrijwilligers!
Reactie plaatsen
Reacties