Als vrijwilligerscoördinator heb je een zeer divers takenpakket. Daarnaast werk je waarschijnlijk aan meerdere projecten tegelijk. Het kan dan zomaar gebeuren dat je het overzicht kwijtraakt. Gelukkig kun je daar iets tegen doen, namelijk projectmatig gaan werken. Wat projectmatig werken inhoudt, waarom het zo handig is en hoe je het toepast in de praktijk, leggen we je uit in dit blog.
Wat is projectmatig werken?
Projectmatig werken is een werkwijze waarbij je op systematische en planmatige wijze werkt aan het bereiken van één of meerdere doelen door hier met een project naartoe te werken. Bij projectmatig werken ga je dus stap voor stap en heel gestructureerd een project uitvoeren.
In grote lijnen gaat het bij projectmatig werken om dat je kijkt wat je nodig hebt, dit in een plan verwerkt en dit plan vervolgens uitvoert en achteraf evalueert.
Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Door projectmatig te werken zijn de taken die je moet uitvoeren te overzien. Je hebt vooraf uitgedacht hoe je deze taken uitvoert en dit staat op papier. Het grote voordeel van projectmatig werken is dan ook dat je het overzicht bewaard. Maar ook dat je een zo goed mogelijk resultaat behaald.
Daarnaast is het voor je teamleden ook een fijne manier van werken. Omdat alle afspraken op papier staan, is voor hen altijd duidelijk wat er van ze verwacht wordt.
Hoe werkt projectmatig werken?
Om projectmatig te werk te gaan doorloop je vijf fasen. Deze fases zijn:
- Fase 1: initiatieffase (je krijgt een projectopdracht).
- Fase 2: definitie fase (je onderzoekt de verschillende aspecten van het project).
- Fase 3: de ontwerpfase (je maakt het project tastbaar).
- Fase 4: de voorbereidingsfase (je schrijft het projectplan).
- Fase 5: realisatiefase (je bereid het project voor en voert het vervolgens uit).
- Fase 6: nazorgfase genoemd (je evalueert het project en het resultaat ervan).
Stap voor stap doorloop je elke fase. En dit doe je steeds weer opnieuw voor elk project. Laten we ze eens onder de loep nemen.
Fase 1: initiatieffase
Tijdens de initiatieffase krijg je de projectopdracht. Een projectopdracht kan van alles zijn. Bijvoorbeeld een evenement in het restaurant van jouw organisatie. Of het ontwikkelen van een beleeftuin voor de cliënten.
Om deze fase goed te doorlopen is het aan te raden om te onderzoeken wat de opdracht precies inhoudt en welk resultaat verwacht wordt. Hiervoor ga je in gesprek met je opdrachtgever. Samen bepaal je de doelen, kaders en richtlijnen. Anders gezegd: jullie bepalen wat je gaat organiseren, wanneer, welk budget er beschikbaar is en wat het einddoel van dit project is.
Een belangrijk advies voor jou: kijk of de gestelde doelen haalbaar zijn. Is dat niet zo? Ga dan opnieuw in gesprek met je opdrachtgever. Je kunt immers niet toveren.
Na je onderzoek is het tijd om afspraken te maken. Ook dit is belangrijk want het moet voor beide partijen duidelijk zijn welke taken bij jou liggen en welke bij de opdrachtgever.
Ons advies is om deze afspraken op papier te zetten en per mail nog een keer uit te wisselen. Je voert dan meteen een nacontrole uit. Zo bevestig je namelijk of beide partijen het echt eens zijn met de afspraken. Hierdoor voorkom je verwarring over de gemaakte afspraken. Bij een echt groot en cruciaal project, kun je dit alles zelf vastleggen in een contract.
Fase 2: definitiefase
In de definitiefase ga je onderzoeken wat er allemaal komt kijken bij het project. Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien? Wie heb je hiervoor nodig? Hoe ziet de planning eruit? Wat gaat het project kosten? En hoe ga je de kwaliteit van het project bewaken? Dat zijn allemaal dingen waar je in deze fase over nadenkt en die je vervolgens op papier zet.
Benieuwd hoe je dit allemaal uitstippelt? In de verdiepingstraining vrijwilligersmanagement gaan we hier verder op in. In die training leer je ook hoe je een goede planning opstelt en krijg je gratis templates waarin je jouw planning kunt maken.
Fase 3: ontwerpfase
Tijdens de ontwerpfase maak je het project iets tastbaarder. Hoe gaat het project eruit zien? Ga je een product ontwerpen? Dan kun je een blauwprint of proefdruk laten ontwerpen. Ga je een evenement organiseren? Dan is het iets lastiger om dit tastbaar te maken, maar door op papier te beschrijven hoe alles eruit gaat zien, maak je het meteen wat tastbaarder. Dit kun je bijvoorbeeld doen in de vorm van een draaiboek. In een draaiboek beschrijf je wat er gedurende elk uur van het evenement allemaal gaat gebeuren en wie verantwoordelijk is voor het in goede banen leiden van die gebeurtenis. In feite is dit dus een planning in de vorm van een document.
Fase 4: voorbereidingsfase
In de voorbereidingsfase ga je het projectplan schrijven. In dit plan verwerk je alle informatie die je in de vorige stappen hebt verzameld. Zo beschrijf je onder andere wat het doel is van het project, welk resultaat verwacht wordt, wie welke taak uitvoert, wat de eventuele risico’s zijn die gepaard gaan met het project, en welk budget beschikbaar is en hoe dat wordt besteed.
Het op papier zetten van hoe het project eruit komt te zien is belangrijk. Ten eerste omdat het je structuur en overzicht biedt. Maar ten tweede ook omdat je dit document kunt delen met anderen die betrokken zijn bij het project. Zo weten zij precies wat van hen verwacht wordt en hebben jullie altijd iets om op terug te vallen.
Fase 5: realisatiefase
Nu is het eindelijk tijd om aan de slag te gaan met het uitvoeren van het project. Om te zorgen voor een goede start kun je een briefing geven aan jouw team. Een briefing is een bijeenkomst waarin je jouw team alles verteld over het project en hoe jullie het gaan uitvoeren.
Vraag na afloop van de briefing altijd even of alle info duidelijk is voor iedereen en of iedereen nu weet wat hij of zij moet doen. Check ook altijd of alle benodigde middelen beschikbaar zijn.
Tot slot is het aan te raden om tussentijds in te checken bij je team. Kijk dan of alle benodigde taken zijn uitgevoerd en of je team nog iets nodig heeft.
Fase 6: nazorgfase
Na afloop van het project is het tijd om te evalueren. Dit doe je met de opdrachtgever en met het team. Je kunt hiervoor het beste twee verschillende evaluaties plannen. Eén met het team en één met de opdrachtgever. Onderzoek tijdens de evaluaties of het project goed is verlopen, of het doel is behaald en of het budget op de juiste wijze is besteed.
We raden je aan om het projectplan, een verslag van de evaluatie, de bonnen en facturen, allemaal te bewaren. Je kunt dit later als naslagwerk gebruiken. Zo kun je bij een volgend project kijken wat je beter kan doen en wat juist al goed ging. En dat bespaart je uiteindelijk tijd!
Maak het niet te moeilijk
Misschien vind je de bovenstaande informatie wat overweldigend. Dat is heel begrijpelijk, maar het is niet zo veel als het lijkt. Je zult zien dat je hier in de praktijk een stuk minder tijd aan kwijt bent dan je nu verwacht. Ook zul je zien dat naarmate je dit vaker doet, het een gewoonte wordt en het je amper nog tijd kost.
Vind je projectmatig werken een interessant onderwerp en wil je hier meer over leren? In onze verdiepingstraining vrijwilligersmanagement besteden we hier een hele module aan. In die module gaan we nog veel verder de diepte in op deze informatie en krijg je ook handige templates waarin je zelf een goede planning kunt maken.
Heb je nog vragen over onze scholing? Stuur dan gerust een mailtje. We helpen je graag verder!
Reactie plaatsen
Reacties