In een ideale wereld werken vrijwilligers goed samen en is er geen onderling gedoe. Althans dat denken we vaak. Uit gedoe kan soms iets moois ontstaan. En achter gedoe zit ook een verhaal. Gedoe ontstaat namelijk als er verschillende mensen met verschillende eigenschappen in één team zitten. En verschillende eigenschappen kunnen zorgen voor botsingen. Maar ze kunnen er ook voor zorgen dat teamleden elkaar aanvullen. Dat is als je het onderlinge gedoe weet om te zetten in een fijne samenwerken waarin mensen accepteren dat iedereen anders is en iemand ander zijn sterkte jouw zwakte kan aanvullen. Maar hoe krijg je dit voor elkaar? Daar gaan we in dit blog dieper op in.
Kijktip: in deze video delen we een tip over hoe je het teamgevoel onder vrijwilligers nog meer kunt bevorderen.
Wanneer ben je eigenlijk een team?
Volgens zelfstandig organisatieadviseur Karin Derksen ben je pas een team wanneer je één helder gezamenlijk doel hebt waar iedereen hetzelfde onder verstaat, je van elkaar afhankelijk bent en je niet te groot bent (bron: YouTube). Ze raadt hierbij raadt aan om een groep niet groter te maken van 10 leden. Waarom? Omdat mensen anders snel gaan denken ‘er zijn toch nog genoeg anderen in de groep dus ik kan wel een stapje terug doen’ en daardoor achterover gaan leunen.
Tip: heb jij nu grotere teams? Kijk dan eens of er al subgroepen gevormd zijn die bepaalde taken uitvoeren en kijk dan eens of je ze los kunt koppelen en er een apart team van kan maken.
Binnen een team zijn verschillende mensen actief. En elk mens heeft specifieke eigenschappen. Laten we hier eens wat dieper op induiken.
Vier soorten mensen
Niemand moet in een hokje gestopt worden en iedereen is anders, maar als we de mensheid grofweg zouden moeten indelen, komen we volgens de DISC-kleurmethode uit op vier soorten mensen (bron: Frankwatching). En in een team hebben we ze allemaal nodig. DISC staat voor Dominant (rood), Inspirerend (geel), Stabiliteit (groen) en Correct (of Consciëntieus, blauw).
Rode mensen zijn echte leiders. Ze zijn ambitieus, daadkrachtig, direct en ook een tikkie ongeduldig. Dit type mens luistert alleen als het hem of haar iets oplevert. Ook komt dit type mens snel tot de kern en houdt hij/zij van uitdaging.
Gele mensen zijn creatief, optimistisch en enthousiast. Ook is geen probleem te groot en laten ze zich niet snel ontmoedigen. Dit type mens denkt vaak out of the box. Ze zijn goed in mensen aan hun kant krijgen, maar minder goed in luisteren.
Blauwe mensen zijn perfectionistisch. Ze zijn georganiseerd en gaan grondig te werk. Ze zijn goed in het zien van fouten en risico’s, alleen brengen ze deze niet snel onder de aandacht. Eigenlijk pas als men erom vraagt.
Groene personen komen het meeste voor. Ze kunnen gele mensen goed kalmeren en blauwe mensen ontdooien. Het zijn behulpzame mensen en echte teamplayers. Ze zijn stabiel en evenwichtig. Dit type mens houdt van voorspelbaarheid en vermeid conflicten. Daarnaast zijn het goede luisteraars, maar vaak wat minder assertief. Dit type mens zal zich dan ook niet snel uitspreken tegen de persoon in kwestie.
Een belangrijke opmerking hierbij is dat mensen ook een mix van kleurtypes kunnen zijn, maar vaak is dan wel één kleur dominant. Je kunt je vast voorstellen dat het prachtig is als we al deze typen samenbrengen en elkaars zwakten laten aanvullen. Maar hoe doe je dat precies? Er is, net als met vele vraagstukken, niet één pasklaar antwoord. Zo helpt het enorm als je de teamleden laat inzien dat er verschillende typen mensen bestaan met verschillende eigenschappen en we elkaar allemaal nodig hebben. En dit kun je weer op verschillende manieren aanpakken (denk aan intervisiebijeenkomsten, groepstrainingen en rollenspellen). Maar ook zijn er bepaalde tools die je kunt inzetten. Eén daarvan is het teameffectiviteitsmodel. Dit model nemen we in dit blog met je door.
Wat is het teameffectiviteitsmodel?
Het teameffectiviteitsmodel is een model dat illustreert wat een team nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Volgens het model heeft het team duidelijkheid nodig over de volgende aspecten:
- De missie;
- De doelen;
- De taken en rollen;
- De werkafspraken en procedures;
- En de onderlinge afspraken.
Anders gezegd: een team moet weten wat hun missie is, welke doelen er gesteld zijn, wie welke taak en rol uitvoert, wat de geldende werkafspraken en procedures zijn en wat onderlinge afspraken zijn. Pas als de teamleden dit weten, functioneren ze het beste.
In de onderstaande afbeelding wordt het model alvast uitgelegd.
Hoe pas je het model toe in de praktijk?
De verschillende aspecten worden weergegeven in een piramide. Helemaal onderin bevindt zich de categorie ‘onderlinge verhoudingen’. Helemaal bovenin bevindt zich de categorie ‘missie’
Het werkt bij dit model zo dat eerst de onderste categorie duidelijk moet zijn, vervolgens de categorie daarboven, dan daarboven, enz.
Ten eerste moeten dus de onderlinge afspraken duidelijk zijn. Wat we hiermee bedoelen is dat vrijwilligers weten wat hun eigen taken zijn en welke teamleden welke taken uitvoeren. Alleen zo kan iedereen zijn of haar eigen taak uitvoeren. En zo voorkom je ook dat iemand iets van een ander teamlid verwacht wat hij eigenlijk niet zou mogen verwachten. En dit voorkomt onderling gedoe. In deze stap is het ook belangrijk dat je duidelijk uitlegt wat jouw taken als coördinator zijn en wat niet jouw taken zijn. Zo voorkom je frustratie richting jou toe.
Een stap hoger in de piramide vind je de categorie ‘werkafspraken en procedures’. In deze categorie komt het erop neer dat de gemaakte afspraken en procedures duidelijk moeten zijn. Anders gezegd: weet de vrijwilliger wat hij moet doen, wanneer hij het moet doen, en hoe hij dit het beste kan doen?
Weer een stap hoger in de piramide vind je de categorie ‘taken en rollen’. Weet de vrijwilliger wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn? En wat verwachten de vrijwilligers van elkaar? Belangrijk hierbij is dat elke vrijwilliger een tak en rol krijgt die ook echt bij hem of haar (en zijn of haar kleurtype) past.
Een stapje hoger in de piramide vind je de categorie ‘doelen’. Onder doelen wordt het volgende verstaan. Wat is het doel van de groep? En hoe gaat de groep haar doelen bereiken? Of terwijl: waarom worden de vrijwilligers ingezet? En wat is het belang van vrijwillige inzet in het bereiken van de doelen? Dit is een heel belangrijk aspect omdat een duidelijk doel richting heeft en dit de motivatie en prestaties van het team omhoog gooit. En dat is weer goed tegen onderling gedoe.
Tot slot is er nog de laatste categorie ‘missie’. De missie is de droom die een organisatie heeft. Het is goed om vrijwilligers te laten weten wat deze missie is en wat hun rol is in het bereiken van deze missie. Ook dit geeft richting en motiveert. En het zorgt er dus voor dat het team beter functioneert.
Hoe gebruik je dit model in de praktijk?
Door ervoor te zorgen dat alle categorieën duidelijk zijn onder de teamleden zorg je ervoor dat het team effectief functioneert. En zo breng je het in de praktijk. Belangrijk om hierbij te weten is het voor de vrijwilliger niet duidelijk is wat van hem verwacht wordt wanneer één van de aspecten uit de piramide niet duidelijk. Je groep vrijwilligers functioneert pas echt goed als alle aspecten uit dit model duidelijk zijn onder alle groepsleden.
Merk je dat je vrijwilligers niet goed presteren? Pak dit model er dan eens bij en ga kijken wat niet duidelijk is. In de praktijk is het vaak zo dat wanneer er iets binnen een bepaalde categorie niet lekker loopt, dit te wijten is aan de categorie die zich daarboven bevindt. Bij gedoe is het echter aan te raden om bovenin de piramide te beginnen. Dus start eens met het benadrukken van jullie missie, om vervolgens jullie doelen nog eens te herhalen en daarna te specificeren wat de taken en rollen van de verschillende teamleden zijn. Daarna kun je de werkafspraken en procedures nog eens doornemen om vervolgens de onderlinge verhoudingen onder de lopen te nemen.
Het is aan te raden om de vrijwilligers bij dit proces te betrekken. Pak daarom tijdens een gezamenlijke bijeenkomst een dit model erbij en loop het stap voor stap door. Vraag eens of de teamleden weten wat jullie missie en doelen zijn. En werk het model daarna stapje voor stapje door. Je zult verstelt staan wat voor een mooie gesprekken hieruit komen!
Meer weten?
Vind je dit een interessant onderwerp en wil je hier nog veel meer over weten? Dan verwijzen we je graag naar onze verdiepingstraining vrijwilligersmanagement. In deze training behandelen we diverse onderwerpen die voor de ervaren vrijwilligerscoördinatoren relevant en interessant zijn, waaronder het bevorderen van het teamgevoel.
Reactie plaatsen
Reacties