Heb jij er wel eens aan gedacht om contact op te nemen met bedrijven om te vragen of het personeel vrijwilligerswerk bij jou mag doen? Bedrijven vinden het soms fijn om maatschappelijke organisaties te ondersteunen door het personeel onder werktijd vrijwilligerswerk te laten doen. Dit is gunstig, want zo kan men toch vrijwilligerswerk doen ondanks het drukke leven en is dit een mooie kans voor jou om aan nieuwe vrijwilligers te komen. Met dit blog delen we een aantal stappen die je kunt volgen om vrijwilligerswerk door bedrijven vorm te geven.
Stap 1: bekijk met wie je wil samenwerken
Voordat je start met het benaderen van bedrijven raden we je aan om eens na te denken over met wie je wil samenwerken. We raden je dan ook af om zomaar willekeurige bedrijf te benaderen. In plaats daarvan raden we je aan om bedrijven te benaderen die jou passend lijken. Met wie zou je willen samenwerken? Welk bedrijf past volgens jou goed bij jouw organisatie en haar missie?
De meeste bedrijven hebben een ‘over ons’ pagina op de website waar iets staat over de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf. Op deze informatie kun je baseren of jullie een match zijn.
Het is niet alleen voor jouzelf fijn om te werken met bedrijven die passen bij jouw organisatie, maar ook is de kans groter dat bedrijven met jou willen samenwerken als ze zich herkennen in jouw missie.
Stap 2: bedenk welke ruil je graag ziet en wat jouw verwachtingen zijn
Heb je een goed beeld van welke bedrijven je wil benaderen? Dan is het nu tijd om na te denken over de ruil. Wat hoop je uit het vrijwilligerswerk met bedrijven te halen? Hoop je dat ze kort durende klussen komen doen, zoals ruimtes opknappen? Of hoop je dat ze iets structureels doen zoals één keer per week wandelen met cliënten? Het is belangrijk om dit helder te hebben, want bedrijven benaderen zonder te weten wat je nu eigenlijk van ze wil, heeft niet veel zin.
Probeer het zo concreet mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: stel je wil dat een bedrijf een wekelijkse wandeling met een cliënt op zich gaat nemen. Dan kun je alvast alle data en tijden op papier zetten in de vorm van een rooster. Het bedrijf kan dan meteen zien om welke dagen het zou gaan en daarna het rooster delen met het personeel zodat men zich kan inschrijven op een gewenste datum.
Verder is het ook belangrijk om goed helder te hebben of het personeel een VOG moet overhandigen, een vrijwilligersovereenkomst moet ondertekenen of moet voldoen aan andere verwachtingen.
Daarnaast is het belangrijk om van tevoren te weten wat het bedrijf terugkrijgt voor het vrijwilligerswerk. Vermelden jullie bijvoorbeeld alle bedrijven als samenwerkingspartners op jullie website waardoor het bedrijf ook een stukje zichtbaarheid terugkrijgt? Of organiseer je jaarlijks een bedankdag voor alle deelnemende bedrijven? Of ontvangen bedrijven tijdens dag van de vrijwilliger een presentje?
Stap 3: benader de bedrijven
Zodra je de ruil helder hebt, kun je bedrijven gaan benaderen. Wij raden je aan om jouw verhaal op papier te zetten in de vorm van een mooie brief, e-mail of een brochure. Dit kun je digitaal of per post delen. Vervolgens kun je de bedrijven na een week een keer nabellen om te vragen of ze de informatie hebben ontvangen en misschien ook al de kans hebben gehad om het intern te bespreken. Probeer daarbij tot een afspraak te komen. Nodig iemand van het bedrijf eens uit bij jouw organisatie of bied aan om bij hun langs te komen. Een persoonlijk gesprek biedt meer kans op een samenwerking.
Een andere optie is om een informatie(avond) te organiseren waarvoor je bedrijven uitnodigt. Je kunt dan een mooie presentatie verzorgen en in gesprek gaan met mensen. Een soortgelijk iets is in oktober gedaan oor VrijwilligersCentrale Haarlemmermeer. Wie weet kun je uit dit artikel wat inspiratie uit halen.
Stap 4: benoem de voordelen voor bedrijven en hun personeel
Waarom zouden bedrijven hun personeel vrijwilligerswerk moeten laten doen bij jou? Wat is voor hun het voordeel? Het is belangrijk dat je dit helder hebt en dit tijdens een gesprek steeds weer benadrukt. Personeel vrijwilligerswerk bij jou laten doen onder werktijd gaat het bedrijf namelijk indirect geld kosten, dus het moet hen ook iets opleveren en/of passen bij de missie en kernwaarden van het bedrijf.
We zetten een aantal voorbeelden van voordelen voor je op een rij.
- Het werknemersgeluk neemt toe. Vrijwilligerswerk maakt namelijk gelukkig, maar veel mensen kunnen het er niet bij hebben naast de drukke baan, het gezinsleven etc. Vrijwilligerswerk in de tijd van de baas is dan dé oplossing. En werknemers die gelukkiger zijn presteren nu eenmaal beter.
- Het staat heel goed. Bedrijven kunnen het op hun website vermelden dat ze iets goeds doen. Dat staat goed en kan meer nieuwe klanten opleveren.
Zo sprak ik laatst de eigenaar van een boekhoudkantoor. Zij doen gratis de administratie van een stichting waar ik mee werk. De eigenaar vertelde dat hij de boekhouding gratis doet met twee redenen. Ten eerste past het doen van vrijwilligerswerk bij hun maatschappelijke doelstelling. Ten tweede levert het hun nieuwe klanten op. Veel potentiële klanten vinden het namelijk mooi om samen te werken met een partij die iets goeds doet en niet alleen maar denkt aan winst maken. En daarnaast komt dit boekhoudkantoor door het vrijwilligerswerk ook in contact met vele andere bedrijven in de regio waardoor ze sneller potentiële klanten ontmoeten. Een echte win-winsituatie voor zowel de stichting als het boekhoudkantoor! - Vrijwilligerswerk biedt personeel de kans om bepaalde competenties te versterken. Stel een bedrijf heeft als doelgroep 80-plussers maar het personeel weet hier weinig vanaf, dan kan het voor het personeel nuttig zijn om vrijwilligerswerk te gaan doen met 80-plussers. Zo leren ze de doelgroep beter kennen en kunnen ze hun werkzaamheden beter op de doelgroep afstemmen. En zo ook met mensen met een beperking. Er zijn genoeg bedrijven die zich op deze doelgroep richten, maar lang niet altijd heeft het personeel voldoende kennis over deze doelgroep. Het personeel dan vrijwilligerswerk laten doen in de gehandicaptenzorg is een mooie kans om het personeel zich verder te laten ontwikkelen.
- Vrijwilligerswerk kan bijdragen aan de re-integratie van personeel. Soms vallen mensen uit en direct terugkeren naar de werkplek niet wenselijk, bijvoorbeeld omdat de organisatie bezig is met een reorganisatie traject of de meeste medewerkers op dat moment vanuit huis werken. In die situaties kan het fijn zijn dat het personeelslid langzaamaan kan starten met werken door het doen van vrijwilligerswerk.
Heb jij al helder wat de voordelen bij jouw organisatie zijn? Dan is het tijd om door te gaan naar de volgende stap.
Stap 5: afspraken maken
Uiteindelijk kom je tijdens een gesprek tot een conclusie. Jullie gaan wel of niet met elkaar samenwerken. Is de uitkomst positief? Dan raden we je aan om de gemaakte afspraken op papier te zetten. Dit kan al heel simpel door het nog even op de mail te zetten. Zo doende controleer je of het bedrijf en jij op één lijn zitten.
Ik raad je aan om in elk geval het volgende te bespreken en even op papier te zetten:
- Wil het bedrijf periodiek van jou een overzicht ontvangen van welk personeelslid wat heeft gedaan? Of is dit niet nodig?
- Wat gebeurt er als een personeelslid zijn of haar afspraken niet nakomt?
- Wat gebeurt er als een personeelslid zich ziekmeldt op de dag van het vrijwilligerswerk?
- Wat gebeurt er als een personeelslid eigenlijk niet geschikt blijkt te zijn voor het vrijwilligerswerk?
- Wie is het aanspreekpunt van het personeelslid? Ben jij dat of is dat iemand binnen het bedrijf?
- Met wie ga jij straks communiceren binnen het bedrijf? Wie wordt jouw vaste aanspreekpunt?
- Hoe vaak mag elk personeelslid vrijwilligerswerk bij jou komen doen?
- Welke vrijwilligerstaken zijn er beschikbaar? En op welke dagen en tijden?
- Wil jij van tevoren weten welk personeelslid je per dag kunt verwachten? Of is dat niet nodig?
- Zijn er bepaalde competenties waar het personeel aan moet voldoen? Of is iedereen welkom?
- Moet het personeel van tevoren een VOG overhandigen?
- Moet het personeel van tevoren een vrijwilligersovereenkomst tekenen?
- Hoe zijn de personeelsleden verzekerd? Vallen zij onder de verzekering van jouw organisatie, of van de eigen organisatie?
Stap 6: het personeel informeren
Tot slot is het tijd om het personeel te informeren. Dit is waarschijnlijk iets wat het bedrijf zelf gaat doen, maar jij kunt hier een mooie bijdrage aan leveren. Zo kun je alle informatie in een document, presentatie of filmpje zetten zodat het bedrijf dit aan het personeel kan geven. Belangrijk is om hierbij het personeel te enthousiasmeren. Benadruk ook hier weer wat het vrijwilligerswerk het personeel oplevert. Enthousiasmeren is belangrijk want je wilt natuurlijk dat zo veel mogelijk personeelsleden ook echt vrijwilligerswerk bij jou komt doen.
Succes!
Dat waren voor nu onze tips. Mis je nog een tip? Laat het ons weten in de reacties. Ga je zelf aan de slag met onze tips? Dan wensen we je veel succes met het vormgeven van het vrijwilligerswerk door bedrijven!
Reactie plaatsen
Reacties