Het teamvormingsproces van vrijwilligers

Vrijwilligers die met elkaar samenwerken binnen een organisatie vormen een team. Elk team, of het nu gaat om vrijwilligers of beroepskrachten, gaat door een ontwikkelingsproces heen. Dit proces wordt ook wel het teamvormingsproces genoemd. Het teamvormingsproces is voortdurend gaande en tijdens dit proces gaan teams door verschillende fases heen. Het is handig om te weten wat deze fases zijn en hoe je herkent in welke fase jouw team zich bevindt. Per fase zijn er namelijk verschillende dingen die je als vrijwilligerscoördinator kunt doen om jouw team zo goed mogelijk te ondersteunen. Hoe het teamvormingsproces in zijn werk gaat en wat het team per fase van jou nodig heeft, lees je in dit blog. 

Wat is het teamvormingsproces?

Vanaf het moment dat mensen gaan samenwerken, vormen zij een team en gaat het teamvormingsproces van start. Het teamvormingsproces kun je zien als de weg die een team aflegt. Deze weg kent verschillende fases met elk eigen kenmerken. Daarnaast heeft een team per fase weer iets anders nodig van de persoon die hen aanstuurt. Ontvangt het team dit niet? Dan kan het zich niet goed door ontwikkelen. 

Het teamvormingsproces begrijpen

Een mooie manier om het teamvormingsproces beter te begrijpen is door het teamontwikkelingsmodel van Tuckman erbij te pakken. Volgens dit model zijn er 5 fases waar een groep zich doorheen beweegt. Bij elke fase horen bepaalde kenmerken en per fase heeft de groep iets van jou als vrijwilligerscoördinator nodig om goed te kunnen functioneren. Er zijn dus per fase bepaalde behoeften waar jij als vrijwilligerscoördinator op in kunt spelen om het team goed te ondersteunen. Hierdoor kan het team zich beter ontwikkelen en goed functioneren.

Wanneer je weet in welke fase jouw team zich bevindt, weet je ook wat de teamleden op dat moment van jou nodig hebben om goed te functioneren. Hier kun je vervolgens op inspelen. Zo doende kan jouw team haar volledige potentie bereiken. Dit is een belangrijk onderdeel in het leidinggeven aan vrijwilligers (ook wel vrijwilligersmanagement genoemd). 

Het teamontwikkelingsmodel van Tuckman

Fase 1 vormen

Dit is de beginfase van het teamvormingsproces en gaat van start zodra de vrijwilligers voor het eerst bij elkaar komen. Dit kan zijn tijdens een kennismakingsbijeenkomst, of tijdens de eerste werkdag. In deze fase begint de groep zich te vormen. De vrijwilligers tasten af, en ontdekken wie wie is. Binnen deze fase zijn er vaak nog geen conflicten gaande tussen vrijwilligers.

Belangrijk is dat je jezelf als vrijwilligerscoördinator niet te veel in dit proces laat zuigen. Je bent wel onderdeel van de groep, maar neemt duidelijk coördinerende rol op je. In deze fase is het belangrijk dat je duidelijk aangeeft wat jouw taken als coördinator zijn, en wat de taken van de vrijwilligers zijn. Zo kan hier geen verwarring over ontstaan. 

In deze fase heeft het team behoefte aan richting, duidelijke afspraken en kaders. Maak duidelijk waarom deze groep is samengesteld en schets wat de doelen zijn van het team. Maak vervolgens samen afspraken over de samenwerking.

Fase 2 stormen
In deze fase worden gezamenlijke doelen gesteld en wordt bepaald wie de leider van de groep is. Er is meer interactie tussen de vrijwilligers en er beginnen zich zelfs subgroepen te vormen. Daarnaast begint men in deze fase steeds vaker zijn of haar mening uit te spreken, wat kan leiden tot conflicten. Dit alles is meestal gaande nadat de vrijwilligers enkele keren met elkaar hebben samengewerkt.

Als vrijwilligerscoördinator is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat vrijwilligers in deze fase het vertrouwen krijgen dat ze hun mening mogen uitspreken. Ook is het belangrijk dat jij als coördinator onpartijdig blijft tijdens conflicten. Kies tijdens conflicten daarom geen kant en laat beide partijen zich naar elkaar uitspreken. Ook is het van belang dat je vrijwilligers leert zelf conflicten op te lossen. Wees daarom niet meteen geneigd om alle problemen zelf op te lossen, maar vraag de vrijwilligers zelf eens na te denken over een mogelijke oplossing.

Fase 3 normeren
In deze fase ontstaat er binnen de groep een cultuur met normen en waarden en krijgt elke vrijwilliger een rol toegewezen. De groep is trots op zichzelf en op elkaar en vrijwilligers starten met het geven van feedback aan elkaar.

Als vrijwilligerscoördinator is het binnen deze fase belangrijk dat je kijkt naar de competenties die de personen binnen de groep bezitten en ervoor te zorgen dat elk persoon een rol krijgt toegewezen waar hij of zij deze competenties in kwijt kan. Daarnaast is het van belang de groep steeds verder los te laten, want het is de bedoeling dat de groep ook blijft functioneren wanneer jij er niet bij bent.

Fase 4 presteren
Deze fase wordt ook wel de werkfase genoemd. De vrijwilligers vormen één team met gedeelde motivatie en het gevoel van ‘wij tegen de rest’ leeft. In deze fase is je team het meest effectief, en het is dan ook belangrijk hier gebruik van te maken. Laat de vrijwilligers dingen ondernemen en indien mogelijk zelf dingen regelen en organiseren.

Als vrijwilligerscoördinator is het nu zaak om taken te delegeren. Geef hierbij duidelijke instructies aan je vrijwilligers zodat ze weten wat ze mogen doen.

Fase 5 opheffen
In deze fase valt het team weer uit elkaar, waarna het hele teamvormingsproces weer opnieuw start. Je ziet het team vaak uit elkaar vallen nadat er meerdere conflicten hebben plaatsgevonden, of nadat er mensen zijn weggegaan uit de groep en nieuwe mensen zijn geïntroduceerd. Ook wanneer er een nieuwe vrijwilligerscoördinator start, zal het teamvormingsproces opnieuw beginnen. 

Belangrijk is dat jij als coördinator de groep weer opnieuw door dit proces heen begeleidt en je jezelf niet laat demotiveren door deze fase, want het uiteenvallen van een team hoort er nu eenmaal bij.

Een kanttekening bij dit model is dat niet altijd alle fases strikt doorlopen worden en dat teams soms in een bepaalde fase blijven hangen. Desondanks, biedt dit model goede handvatten waarmee je jezelf kunt profileren als goede vrijwilligerscoördinator.

Van observeren kun je leren

Je hebt nu meer inzicht gekregen in de fases waar teams doorheen gaan en wat een team van jou nodig heeft per fase. Het is goed om de vrijwilligers de komende weken te observeren zodat je leert herkennen in welke fase jouw team zich bevindt. Na een tijdje ga je dit steeds beter herkennen en ga je aanvoelen wat jouw team van jou nodig heeft om goed te functioneren.

Vind je dit interessant? 

Vind je dit een interessant onderwerp en wil je hier meer over weten? Dan is de basistraining vrijwilligersmanagement iets voor jou. In deze training leer je hoe je een goede basis legt voor het werken met- en leidinggeven aan vrijwilligers en komt het teamvormingsproces uitgebreid aan bod.

Wil je liever eerst zelf aan de slag gaan? Dan is het gratis e-book de basis van vrijwilligersmanagement een aanrader. 

Geschreven door Suzanne de Baere, eigenaresse van De Klimop Academie