Hoe werf je vrijwilligers op een vernieuwende manier?

Uit cijfers van het CBS blijkt dat het aantal mensen dat vrijwilligerswerk doet sinds de eerste lockdown van de coronacrisis is gedaald. Op de website van het CBS staat het volgende:

‘’Het aandeel 15-plussers dat aangeeft in de vier weken voorafgaand aan het onderzoek vrijwilligerswerk te verrichten, viel in het tweede kwartaal van 2020 terug naar 16 procent. In het eerste kwartaal was dit nog 29 procent. Een dergelijke terugval is in de jaren daarvoor niet voorgekomen. Het percentage schommelde voorheen jaarlijks tussen de 30 en 31. De afname viel samen met de lockdown in het tweede kwartaal, waarbij ook verenigingen hun deuren moesten sluiten. Ondanks dat de maatregelen minder streng waren in het derde kwartaal, is het aandeel mensen dat vrijwilligerswerk deed niet wezenlijk veranderd. In het vierde kwartaal steeg het aandeel mensen dat in de vier weken voorafgaand aan het onderzoek vrijwilligerswerk heeft gedaan naar 22 procent.’’

Is jouw organisatie ook vrijwilligers verloren en weet je niet goed hoe je nieuwe vrijwilligers kunt werven of waar je het beste kunt beginnen? Blijf dan lezen, want in dit blog wordt aan de hand van een aantal stappen uitgelegd hoe je op een vernieuwende manier vrijwilligers kunt werven.

Kijktip: in deze videoplaylist nemen we je stap voor stap mee in hoe je vrijwilligers werft op een vernieuwende manier.

Stap 1: bepaal voor welke functie je op dit moment echt vrijwilligers nodig hebt

Allereerst is het goed om te kijken voor welke taken je echt vrijwilligers nodig hebt. Het afgelopen jaar zijn veel taken stil komen te liggen. Ga eens bij jezelf na welke van deze taken echt van belang waren en nu dus echt opgestart moeten worden. En kijk ook eens naar welke taken er eigenlijk niet eens gemist zijn en waarvoor je nu dus nog niet direct nieuwe vrijwilligers nodig hebt. Voor de taken die echt van belang zijn, ga je als eerste vrijwilligers werven. Prioriteiten stellen is belangrijk zodat je helderheid houdt en zodat je niet te veel werk op je neemt.

Stap 2: bepaal naar wie je op zoek bent

Nu je weet voor welke taken je vrijwilligers gaat werven is het goed om te kijken naar wie je nu eigenlijk op zoek bent. Welk soort persoon past binnen jouw organisatie, bij jouw doelgroep en bij de betreffende taak? Ben je bijvoorbeeld op zoek naar iemand die een binding heeft met mensen met een verstandelijke beperking? Of zoek je juist iemand die een binding heeft met ouderen? En welke vaardigheden moet de persoon hebben? Zet dit eerst eens op papier. Stel aan de hand van deze eisen een profielschets op van je ideale vrijwilliger.

Het is goed om in je achterhoofd te houden dat een gezond vrijwilligersbestand divers is, maar dat hier wel een rode draad in moet zitten. Te veel vrijwilligers van verschillende leeftijden en achtergronden kan juist averechts werken omdat vrijwilligers zich dan niet altijd meer verbonden voelen met elkaar. Neem dit mee in je zoektocht.

Stap 3: kies de juiste wervingskanalen

Nu je weet naar welk type vrijwilliger je op zoek bent, kun je gaan bepalen via welk kanaal je vrijwilligers gaat werven. Een goed startpunt is om je netwerk, het netwerk van collega’s en het netwerk van huidige vrijwilliger in te zetten. Uit onderzoek is gebleken dat netwerken de meest effectieve manier is om nieuwe vrijwilligers te werven. Wanneer iemand van een persoon in zijn of haar netwerk hoort hoe leuk en waardevol het vrijwilligerswerk binnen een organisatie is, zal deze persoon sneller de keuze maken om hier ook als vrijwilliger aan de slag te gaan. 

Wat ook goed werkt is vrijwilligers werven via social media. Facebook is hierin al een bekend kanaal, maar wist je dat Instagram ook geschikt is voor het werven van nieuwe vrijwilligers? Op elk kanaal is een andere doelgroep actief en daarom raden we je aan om goed te kijken naar wie jouw doelgroep is en op welke kanalen jouw doelgroep actief is. In de spoedcursus vrijwilligers werven gaan we hier dieper op in en wordt uitgelegd welk kanaal geschikt is voor welke doelgroep. Vind je het lastig bepalen welk kanaal voor jou geschikt is? Dan raad ik je aan om Facebook te gebruiken, want op Facebook zijn mensen van vrijwel alle leeftijden actief. Via Facebook kun je een brede doelgroep aanspreken. 

Je kunt ook gebruikmaken van externe platformen en websites. NLvoorelkaar is een goede aanrader. Hier kun je jouw vacature(s) plaatsen, waarna potentiële vrijwilligers je makkelijker vinden.

Stap 4: zet je organisatie aantrekkelijk in de markt

Het is natuurlijk heel belangrijk dat jouw organisatie aantrekkelijk is voor vrijwilligers. Zet daarom eens op papier wat jouw organisatie uniek maakt. Hetgeen wat jouw organisatie uniek maakt worden Unique Selling Points (USP’s) genoemd. Deze USP's vermeld je in de wervingsboodschap. 

Wat een organisatie voor potentiële vrijwilligers ook een stuk aantrekkelijker maakt, is het lezen van positieve ervaringsverhalen van andere vrijwilligers en van cliënten die baat hebben bij vrijwillige inzet. Je kunt vrijwilligers en cliënten dan ook inzetten als ambassadeurs door hen een klein ervaringsverhaal op papier te laten zetten.

Stap 5: schrijf een pakkende wervingsboodschap en verspreid deze via de gekozen wervingskanalen

Een vacaturetekst of wervingsboodschap heeft globaal gezien de volgende opzet:

• Een pakkende titel;
• Een sterke inleiding: je kunt een ervaringsverhaal van een vrijwilliger gebruiken als inleiding, maar je kunt ook een korte omschrijving van de functie geven als inleiding;
• De inhoud: hierin vermeld je de USP’s, het aantal uur waarvoor je een vrijwilliger zoekt, de werkdagen, en wat hiertegenover staat;
• Iets over de organisatie: ga ervanuit dat de person die de vacature leest nog niks weet over je organisatie en ook geen zin heeft om je website door te spitten. Vermeld daarom altijd kort iets over jouw organisatie, haar missie en de doelgroep waar jullie het allemaal voor doen;
• Call-to-action: tot wanneer en hoe kan de vrijwilliger solliciteren?
  
  

Bij het schrijven van een pakkende wervingsboodschap is het belangrijk om je boodschap kort en bondig op papier te zetten. Beschrijf naar welk persoon je op zoek bent en voor welke taak. Gebruik hierbij de eerder opgestelde profielschets. Zorg dat je deze persoon goed beschrijft. Jouw ideale vrijwilliger zal zichzelf herkennen in de tekst en zich geroepen voelen om te solliciteren. Vergeet niet in de vacature te zetten wat jouw organisatie uniek maakt (de USP’s).

Wat heel goed werkt, en wat steeds meer gedaan wordt, is een klein ervaringsverhaal van een huidige vrijwilliger onder je tekst te zetten. Hiervoor kan je jouw ambassadeurs inzetten. Verder is storytelling een krachtig middel om in te zetten bij het werven van nieuwe vrijwilligers. In storytelling gebruik je de vacaturetekst of wervingsboodschap als verhaal waarin je de potentiële vrijwilliger als het ware meeneemt in de functie en vertelt hoe een dag als vrijwilliger binnen jouw organisatie eruitziet. 

Stap 6: stel een selectieprocedure en inwerkplan op

Nadat je een potentiële vrijwilligers hebt gevonden kun je starten met de selectieprocedure. Het is aan te raden om voorafgaand aan een nieuwe samenwerking een kennismakingsgesprek te houden met de nieuwe vrijwilliger. Tijdens dit gesprek kun je onderzoeken of de vrijwilliger een juiste match is voor de betreffende functie, kun je benodigde informatie doorspreken en bied je de vrijwilliger de kans om vragen te stellen en om alvast een indruk te krijgen van de organisatie.

Wanneer de vrijwilliger een match blijkt te zijn voor een functie, kun je de vrijwilliger inwerken. Je kunt de vrijwilliger ook laten inwerken door een collega of door een andere vrijwilliger. Een handig hulpmiddel hierbij is een inwerkplan. In dit plan staat beschreven wat er nodig is op de eerste werkdag (denk aan bepaalde materialen), waar dit te vinden is en wat er precies verwacht wordt van de vrijwilliger. Door dit van tevoren op papier te zetten, verloopt het inwerken een stuk efficiënter.

Hoe nu verder?

Je hebt nu gelezen wat de basisstappen zijn voor het werven van nieuwe vrijwilligers en je hebt tips gekregen over hoe je dit op een vernieuwende manier kunt aanpakken. Heb je behoefte om nog verder de diepte in te gaan? Dan is de spoedcursus vrijwilligers werven iets voor jou. In deze cursus staat de vraag ‘Hoe werf je vrijwilligers op een vernieuwende manier?’ centraal. Aan de hand van opdrachten ga je tijdens de cursus ook echt aan de slag met het werven van nieuwe vrijwilligers. Je krijgt echte praktijkvoorbeelden te zien en ontvangt feedback op je opdrachten. 

Heel veel succes met het werven van nieuwe vrijwilligers!

Geschreven door Suzanne de Baere, eigenaresse van De Klimop Academie