Een sterk vrijwilligersbeleid opstellen

In dit blog gaan we het vrijwilligersbeleid onder de loep nemen. Misschien heeft jouw organisatie al een vrijwilligersbeleid, maar is het tijd om het beleid te vernieuwen. Of misschien heeft jouw organisatie nog helemaal geen vrijwilligersbeleid en wil je er één gaan opstellen. Hoe dan ook; dit blog gaat je hierbij helpen.

Wat is een vrijwilligersbeleid en waarom is het belangrijk om deze te hebben? Wat staat hierin beschreven? En een sterk vrijwilligersbeleid opstellen; hoe doe je dat? Deze vragen gaan we voor je beantwoorden. 

Kijktip: we hebben ook een video opgenomen waarin we je alles vertellen over het vrijwilligersbeleid. 

Wat is een vrijwilligersbeleid?

Een vrijwilligersbeleid is een document waarin staat op welke manier een organisatie kijkt naar de inzet van vrijwilligers en waarin basisafspraken staan over het werken met vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid geeft richting aan het vrijwilligerswerk binnen een organisatie en wordt gebruikt als leidraad om met vrijwilligers te werken.

Het belang van een vrijwilligersbeleid

Een vrijwilligersbeleid geeft richting aan het vrijwilligerswerk binnen een organisatie en dit is belangrijk. Omdat in het beleid staat beschreven op welke manier de organisatie naar vrijwilligers kijkt, hoe er met vrijwilliger wordt samengewerkt en wat de positie van de vrijwilliger is binnen de organisatie, weten zowel het beroepspersoneel als vrijwilligers waar zij staan in de samenwerking. Dit voorkomt verwarring, onduidelijkheid en onderlinge conflicten. Zo staat in een goed vrijwilligersbeleid bijvoorbeeld beschreven welke taken door vrijwilligers uitgevoerd worden en welke taken door beroepspersoneel. Hierdoor kan er geen onduidelijkheid ontstaan over wie welke taken uitvoert. 

Het hebben van een goed vrijwilligersbeleid bevordert de relatie met de vrijwilligers, waardoor vrijwilligers vaak langer actief blijven in een organisatie. Dit komt omdat de vrijwilliger weet waar hij aan toe is en omdat de vrijwilliger het waardeert dat er afspraken op papier staat waaruit blijkt dat de organisatie de vrijwilliger en zijn of haar inzet waardeert. Het hebben van een sterk beleid helpt ook bij het aantrekken van nieuwe vrijwilligers omdat het een beeld geeft van hoe een organisatie naar de vrijwillige inzet kijkt en wat de voordelen zijn voor de vrijwilliger om binnen een organisatie aan de slag te gaan. Dit maakt een organisatie aantrekkelijk voor nieuwe vrijwilligers.

Wie stelt het vrijwilligersbeleid op?

Het vrijwilligersbeleid opstellen wordt meestal door het managementteam gedaan, maar als vrijwilligerscoördinator ben je wel verantwoordelijk voor het leveren van input.  Daarnaast zien we steeds vaker dat vrijwilligerscoördinatoren ook op strategisch niveau werken en daarmee automatisch ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen van het vrijwilligersbeleid. Ongeacht of de verantwoordelijkheid bij jou ligt, kun je hier wel het voortouw in nemen door een opzet te maken. Het kan hierbij nuttig zijn om vrijwilligers te vragen om mee te denken. Vrijwilligers zullen dit niet alleen waarderen, maar kunnen ook input leveren vanuit hun eigen perspectieven en dit is heel waardevol.

Een vrijwilligersbeleid opstellen

In een vrijwilligersbeleid komen een aantal onderwerpen aan bod, namelijk:

• Informatie over de organisatie: hier beschrijf je zaken als de missie en visie van de organisatie.
• De visie op vrijwilligerswerk: wat betekenen vrijwilligers voor de organisatie?
• De positie van de vrijwilliger: wat is de positie van de vrijwilligers binnen de organisatie? wat voegen vrijwilligers toe aan de organisatie?
• De positie van het beroepspersoneel ten opzichte van de vrijwilligers: wat zijn de omgangsregels tussen beroepspersoneel en vrijwilligers?
• Taak- en functieomschrijving: welke taken mogen vrijwilligers uitvoeren? En welke taken horen tot de taken van beroepskrachten?
• Werving, selectie en introductie: hoe werft de organisatie vrijwilligers en hoe verloopt de selectieprocedure? Hoe wordt de vrijwilliger ingewerkt?
• Begeleiding: hoe wordt de vrijwilliger begeleid en door wie?
• Ontwikkelingsmogelijkheden: zijn er scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden voor de vrijwilliger?
• Beloning en waardering: hoe wordt de vrijwilliger beloond voor zijn of haar inzet?
• Rechten en verwachtingen: welke rechten heeft de vrijwilliger binnen de organisatie? En wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger?
• Verzekeringen: zijn vrijwilligers vanuit de organisatie verzekerd tijdens hun werkzaamheden? En zo ja, wat denkt deze verzekering wel en niet?
• Geschillenprocedure: wat is de geschillenprocedure voor de vrijwilligers binnen de organisatie?
• Beëindiging vrijwilligerswerk: hoe kan de vrijwilligers het vrijwilligerswerk beëindigen? En wat is de procedure als de organisatie het vrijwilligerswerk besluit te beëindigen?
  
  

De antwoorden op de bovengenoemde vragen vormen samen een opzet voor het beleid. Wil je nog verder de diepte ingaan over wat er in een beleid hoort te staan? Dan is de basistraining vrijwilligersmanagement of de verdiepingstraining vrijwilligersmanagement iets voor jou. In beide trainingen leer je namelijk hoe je een vrijwilligersbeleid opstelt en krijg je een vragenlijst die je kunt beantwoorden om de verschillende onderdelen van het beleid tot in detail vorm te geven.

Wat doe je verder met het beleid?

Het is belangrijk om het vrijwilligersbeleid onder de aandacht te brengen bij het beroepspersoneel en de vrijwilligers. Zo weet iedereen wat de geldende afspraken zijn. Deel het beleid dan ook met al het personeel en elke vrijwilliger die nieuw binnenkomt in de organisatie. Verder kun je een vertaalslag maken naar de praktijk door een vrijwilligershandboek te maken. Een vrijwilligershandboek is een samenvatting van het vrijwilligersbeleid waarin alle zaken die op de werkvloer van toepassing zijn, staan beschreven. Alle strategische zaken die alleen van belang zijn voor het managementpersoneel en niet direct van toepassing zijn op de werkvloer zijn weggelaten. Zo'n handboek kun je op elke afdeling neerleggen zodat men snel kan zien wat de geldende afspraken zijn tussen vrijwilligers en beroepspersoneel en wat men van elkaar mag verwachten. 

Verder is het van belang om het vrijwilligersbeleid mee te laten groeien met de organisatie en met actualiteiten die spelen in de wereld. Blijf dus op de hoogte van relevante trends en ontwikkelingen, zodat je hier op in kunt spelen. Neem periodiek, bijvoorbeeld eens per drie jaar, de tijd om het beleid nog eens door te nemen. Gelden alle zaken nog? Zijn er wellicht dingen veranderd en moeten deze aangepast worden? Zo ja, pas het beleid dan aan. 

Wil je meer weten over het opstellen van een sterk vrijwilligersbeleid?

Wil je meer leren over het opstellen van een vrijwilligersbeleid en over het werken met- en leidinggeven aan vrijwilligers in de zorg en welzijnssector? Dan is de online basistraining vrijwilligersmanagement of verdiepingstraining vrijwilligersmanagement misschien iets voor jou. In de basistraining vrijwilligersmanagement leer je de kennis en handvaten die nodig zijn om een goede basis te leggen voor het werken met- en leidinggeven aan vrijwilligers binnen jouw organisatie. In de verdiepingstraining vrijwilligersmanagement gaan we nog verder de diepte in op verschillende onderwerpen waar je als vrijwilligerscoördinator mee te maken krijgt. In beide trainingen komt het ontwikkelen van een sterk vrijwilligersbeleid aan bod. 

Wil je liever meteen weten wat de basisstappen zijn in het goed samenwerken met- en leidingen aan vrijwilligers en wat je als vrijwilligerscoördinator nog meer moet weten? Kijk dan eens of één van onze gratis e-books iets voor jou is. 

Veel succes met het opstellen of verbeteren van jouw vrijwilligersbeleid!