Vrijwilligersmanagement; wat houdt dit nou precies in? Waarom is goed vrijwilligersmanagement zo belangrijk? En wat is de rol van de vrijwilligerscoördinator hierin? In dit blog beantwoorden we deze vragen.
Wat is vrijwilligersmanagement?
Vrijwilligersmanagement is de overkoepelende term voor het begeleiden van en leidinggeven aan vrijwilligers. Hieronder vallen taken als het werven en opleiden van vrijwilligers, het aansturen, begeleiden of coördineren van vrijwilligers en het beëindigen van vrijwilligerswerk. Wat precies allemaal binnen jouw functie past, is afhankelijk van of je meer een strategische of operationele coördinator bent. Daarover lees je verderop meer.
Het belang van goed vrijwilligersmanagement
De inzet van vrijwilligers is voor veel organisaties van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan de zorg en welzijn, waar vrijwilligers zorgen voor een stukje extra aandacht voor cliënten en het verzorgend personeel ondersteunen. Of bibliotheken, waar vrijwilligers het mogelijk maken dat de lokale vestigingen langer open zijn, en waar zij taalles geven aan mensen die de Nederlandse taal nog niet spreken. Of natuurorganisaties waar vrijwilligers ondersteunen bij opruimacties en natuuronderhoud. Zonder vrijwilligers zouden vele organisaties hun doelstelling niet behalen en hun missie niet verwezenlijken.
Kijktip: in deze video legt Suzanne uit waarom goed vrijwilligersmanagement zo belangrijk is.
Naast dat de inzet van vrijwilligers zo belangrijk is voor veel organisaties, speelt er nog iets anders wat maakt dat goed vrijwilligersmanagement belangrijk is. De wereld van vrijwillige inzet en de wensen en behoeften van vrijwilligers zijn namelijk snel aan het veranderen. Denk aan het digitaliseren van vrijwilligerswerk en de wens naar flexibel vrijwilligerswerk. Dat maakt dat het management van vrijwilligers hierop afgestemd moet worden wil je als organisatie aantrekkelijk blijven voor vrijwilligers.
Echter is het zo dat vrijwilligersmanager of vrijwilligerscoördinator nog geen erkend beroep is in Nederland. Daarnaast wordt er tijdens opleidingen niet altijd (voldoende) aandacht besteed aan vrijwilligersmanagement. Daardoor is het soms lastig te bepalen wat de rol van de vrijwilligerscoördinator nu precies inhoudt en hoe het managen van vrijwilligers werkt.
De rol van de vrijwilligerscoördinator
In de praktijk zien we vaak dat de rol van de vrijwilligerscoördinator uitgevoerd wordt naast een andere functie. In de zorg en welzijnssector is het vaak zo dat de activiteitenbegeleider, medewerker welzijn of verzorgende naast de primaire werkzaamheden ook de rol als vrijwilligerscoördinator heeft. En omdat er tijdens de opleiding soms onvoldoende aandacht is besteed aan vrijwilligersmanagement is het voor de vrijwilligerscoördinator soms lastig om te bepalen wat er van hem of haar verwacht wordt in deze rol.
Drie soorten vrijwilligerscoördinatoren
Het onderzoeksrapport ‘De rol en positie coördinator vrijwillige inzet’ van Movisie stelt dat er drie soorten coördinatoren zijn, namelijk de strategische, de uitvoerende en de allesdoener.
- De strategische coördinatoren zijn verantwoordelijk voor strategisch opereren en zijn onderdeel van het managementteam van een organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het positioneren van vrijwillige inzet binnen en buiten de organisatie, het ontwikkelen van het strategisch vrijwilligersbeleid, het creëren van de juiste randvoorwaarden, netwerken en de aansturing van de dagelijkse begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers.
- De uitvoerende coördinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers. Hier komen de volgende taken bij kijken: het werven en selecteren van vrijwilligers en het opleiden van vrijwilligers en het waarderen van vrijwilligers.
- De allesdoener vervult beide rollen.
In sommige organisaties is er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de strategische coördinator en de uitvoerende coördinator, maar in sommige organisaties is de vrijwilligerscoördinator een allesdoener en vervult hij of zij dus beide rollen. In dit geval is de vrijwilligerscoördinator verantwoordelijk voor het invullen van alle bovengenoemde taken en de bijbehorende sub-taken. Een allesdoener is daarmee globaal gezien verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Het opstellen van een vrijwilligersbeleid of input leveren aan het managementteam;
- Het werven, selecteren, registreren, inwerken en evalueren van vrijwilligers;
- Het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst;
- Het leidinggeven aan vrijwilligers;
- Het motiveren van vrijwilligers;
- Het maken van planningen voor de vrijwilligers;
- Het overleggen met collega’s over het op de juiste wijze inzetten van vrijwilligers;
- Het bemiddelen tijdens conflicten tussen vrijwilligers onderling of vrijwilligers en betaald personeel;
- Urenregistratie en declaraties beheren;
- Het organiseren van bijeenkomsten voor vrijwilligers;
- Het onderhouden van contacten met andere instanties die vrijwilligers leveren;
- En het zijn van een aanspreekpunt voor vrijwilligers.
De gevolgen van het zijn van de allesdoener
Zolang de coördinator voldoende tijd en kennis heeft voor het vervullen van beide rollen, is dit in principe geen probleem, maar uit hetzelfde onderzoeksrapport van Movisie blijkt dat dit niet altijd het geval is en dat er in de praktijk vaak kennis ontbreekt die nodig is om beide rollen goed te vervullen.
Daarnaast kan het combineren van strategische en uitvoerende taken leiden tot verhoogde werkdruk. Het is dan belangrijk om taken zo efficiënt mogelijk in te richten (hierdoor kosten ze minder tijd), duidelijke prioriteiten te stellen en eventueel taken te delegeren om overbelasting te voorkomen.
Onze scholing helpt hierbij. Zo ontdek je in de basistraining vrijwilligersmanagement hoe je in zo min mogelijk tijd een ijzersterke basis legt voor het werken met vrijwilligers. In de cursus effectief vrijwilligers werven leer je hoe je vrijwilligers werft en ga je onder begeleiding ook zelf aan de slag met vrijwilligers werven. In de verdiepingstraining vrijwilligersmanagement duiken we dieper in op diverse onderwerpen die jou een echte expert maken binnen jouw vakgebied.
De trainingen zijn volledig in je eigen tijd en op eigen tempo te doorlopen en geven jou de tools mee waardoor je net als oud-deelnemers Anja en Mariska zekerder wordt in je werk. Schrijf je vandaag nog in en zet de eerste stap naar succesvol vrijwilligersmanagement!
Onduidelijkheid over jouw rol?
Werk jij als vrijwilligerscoördinator, of begeleid je vrijwilligers vanuit een andere functie, en is voor jou niet geheel duidelijk wat jouw rol nu precies inhoudt? Dan is het goed om hierover in gesprek te gaan met je leidinggevende. Het biedt veel voordelen om te weten waar je aan toe bent en wat er precies van je verwacht wordt.
Mocht blijken dat er bepaalde taken van jou verwacht worden waar je nog onvoldoende kennis of vaardigheden over bezit, dan kan je aan je leidinggevende vragen of je mag deelnemen aan één van onze trainingen of cursussen. We helpen je graag verder!
PS wil je op de hoogte blijven van nieuws en ontwikkelingen over vrijwilligersmanagement? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.
Reactie plaatsen
Reacties