Vrijwillige inzet als ecosysteem: inzichten van Lucas Meijs

Vrijwillige energie als waardevolle bron

Volgens Lucas is de kern van goed vrijwilligersmanagement het omzetten van ‘latente vrijwillige energie’ in daadwerkelijk vrijwilligerswerk. Hiermee bedoelt hij het volgende. Veel mensen hebben de intentie om vrijwilligerswerk te doen, maar deze intentie wordt niet altijd gerealiseerd. Deze mensen willen dus wel vrijwilligerswerk doen, maar om de een of andere reden, wordt deze intentie niet omgezet in vrijwilligerswerk. Deze intentie van mensen omzetten in vrijwilligerswerk is de essentiële functie van vrijwilligersmanagement en is bij uitstek een taak voor de vrijwilligerscoördinator.

Hoe komt het dat sommige mensen hun intentie niet omzetten tot daadwerkelijk vrijwilligerswerk? Dit kan onder andere komen doordat zij ooit een slechte ervaring hebben gehad. Er ging iets mis in het vrijwilligerswerk waardoor deze persoon is afgehaakt – niet alleen bij een specifieke organisatie, maar bij vrijwilligerswerk in het algemeen.

Als dit vaak gebeurt, dan hebben we ineens een collectief probleem. ‘Als jij er een zooitje van maakt, heeft je buurvrouw er last van’, aldus Lucas. Dit benadrukt hoe cruciaal het is om vrijwilligers een positieve ervaring te bieden.

Drie bronnen van vrijwillige energie

Hoe ziet vrijwillige energie er eigenlijk uit? Volgens Lucas zijn er drie bronnen van vrijwillige energie. Voor deze bronnen is een vergelijking gemaakt met de oceaan en het leven daarin (meer hierover lees je in dit onderzoeksrapport). De drie bronnen zijn:

1. De wilde zalm: dit zijn de traditionele, loyale vrijwilligers die jarenlang actief zijn voor één organisatie. Deze bron is robuust en betrouwbaar, maar vraagt om goed onderhoud. Lucas benadrukt dat deze bron niet opdroogt, maar juist nog heel erg groot is.
   
   
2. De kweekvis: dit is vrijwillige energie die wordt aangeboord via een derde partij. Denk bijvoorbeeld aan werknemersvrijwilligerswerk. Het bedrijf werft de vrijwilligers, maar plaatst ze ergens anders. Ook de maatschappelijke diensttijd valt onder de kweekvis. Deze bron wordt steeds groter.
   Wil je als organisatie meer met deze groep werken? Dan vraagt dat om samenwerking met kweekvijverbeheerders (de derde partijen).
   
   
3. Het plankton: dit zijn vrijwilligers die spontaan, en vaak kortdurend, vrijwilligerswerk doen. Denk bijvoorbeeld aan mensen die tijdens een crisis massaal in actie komen. Deze energie is vluchtig, maar kan een krachtige bijdrage leveren als organisaties flexibel kunnen inspelen op zulke spontane acties.
   
   

Het ecosysteem waarin deze bronnen samenkomen, moet gezond zijn om vrijwillige energie te laten floreren. In deze metafoor is dat de oceaan.

Hoe zorgen we voor een gezond ecosysteem?

Hoe maken we een gezond ecosysteem waarin die drie bronnen kunnen leven? En wat moet je eromheen doen om ervoor te zorgen dat die drie bronnen beschikbaar blijven en dat vrijwilligersmanagers dit kunnen vertalen naar vrijwillige energie? Zodat we hier over 5 of 10 jaar veel profijt van hebben. Lucas vertelt daar het volgende over.

Ten eerste geeft hij aan dat dit een lopend onderzoek is, maar hij hier wel wat ideeën over heeft. Hij legt dit uit aan de hand van twee aspecten. Enerzijds is er het ecosysteem met daarin de bronnen (de wilde zalm, de kweekvis en het plankton). Anderzijds heb je de organisaties die iets met deze bronnen doen. In dit geval zijn dat de vrijwilligersmanagers.

Vrijwilligersmanagers kunnen ervoor zorgen dat ze iets met deze bronnen gaan doen. Door er op een goede manier gebruik van te maken, zodat de vrijwilligers het gevoel krijgen van ‘ik wil dit vaker doen’. Daarnaast kunnen vrijwilligersmanagers zich afvragen hoe iemand die binnenkomt als kweekvis, mogelijk in de toekomst een wilde zalm kan worden. Wat voor gesprek is hiervoor nodig? En hoe sturen we de spontane vrijwilligers niet weg als we nu niks voor ze hebben? Dat zijn vragen die je jezelf als vrijwilligersmanager mag stellen. Kortom: hoe ga ik goed om met deze bronnen, zodat ik het niet verspil?

Dit betekent dat organisaties moeten investeren in de ervaring van vrijwilligers en ruimte moeten bieden om verschillende soorten vrijwilligerswerk mogelijk te maken.

Vrijwilligerswerk als geleid proces

Vrijwilligerswerk is niet iets dat van nature gebeurt; het is aangeleerd gedrag. Lucas benadrukt het belang van geleiding. De vraag ‘Hoe zorg je dat mensen op een positieve manier kennismaken met vrijwilligerswerk, zodat ze ook echt vrijwilligerswerk gaan doen?’ staat hierin centraal.

Scholen, bedrijven en andere instellingen spelen hier een cruciale rol in. Bijvoorbeeld via maatschappelijke stages of activiteiten die werknemers tijdens werktijd kunnen doen.

Jij als vrijwilligerscoördinator kunt jezelf afvragen waar de kweekvijvers zich bevinden, zodat je daar de verbinding mee kunt maken. Welke plaatsen er zijn waar je mensen voor het eerst kennis kunt laten maken met vrijwilligerswerk (denk aan scholen). Hoe maken we geleidingen (wegen op weg) naar het vrijwilligerswerk? En hoe zorgen we dat vrijwillige energie kan blijven stromen?

Ook is het goed om je creativiteit te gebruiken en out of the box te denken, bijvoorbeeld door acties te organiseren om mensen kennis te laten maken met het vrijwilligerswerk. Of door certificaten uit te delen voor het gedane vrijwilligerswerk die de jonge vrijwilliger op zijn of haar CV kan zetten.

De rol van vrijwilligerscoördinatoren

Vrijwilligerscoördinatoren en -managers zijn de sleutel tot een gezond ecosysteem. Lucas pleit voor een circulaire aanpak, waarbij energie die vrijkomt bij vrijwilligerswerk ‘gerecycled’ wordt. Dit betekent onder andere:

• Zorgen dat je op een positieve manier afscheid neemt van vrijwilligers, zodat ze met een positieve ervaring op zak weer verder kunnen en ervoor open blijven staan om vrijwilligerswerk te doen in een andere organisatie.
  
  
• Samenwerken met andere organisaties om vrijwilligers door te verwijzen naar nieuwe mogelijkheden, zodat de vrijwillige energie niet stopt in jouw organisatie.
  
  
• Potentiële vrijwilligers niet forceren om zich meteen te moeten verbinden aan de organisatie. Komt iemand spontaan een keer iets doen? Zorg dan dat die persoon nu een positieve ervaring heeft, zodat hij of zij in de toekomst mogelijk terugkomt. En verwijt het de tijdelijke vrijwilligers niet als ze na een paar keer stoppen, iets wat Lucas ‘de verwijtfout’ noemt.
  
  
• Lever maatwerk. Niet elke vrijwilliger wil of moet gemanaged worden. Het is daarom goed om je manier van begeleiden af te stemmen op wat elke individuele vrijwilliger nodig heeft. Dit kan bijvoorbeeld met situationeel leidinggeven, iets wat we in onze verdiepingstraining vrijwilligersmanagement uitgebreid behandelen.
  
  
• Goede begeleiding bieden om te voorkomen dat vrijwilligers ‘opbranden’. Een groot risico is het ‘uitpersen’ van vrijwilligers, waarbij organisaties te veel vragen van hun inzet. Daarnaast is het belangrijk om beloftes waar te maken. Als een organisatie bijvoorbeeld stelt dat vrijwilligers iets kunnen leren, moet dat ook daadwerkelijk gefaciliteerd worden. Maar ook dat we ervoor zorgen dat het vrijwilligerswerk binnen onze organisatie goed geregeld is. Tip: in onze basistraining vrijwilligersmanagement delen we stap voor stap hoe je in zo min mogelijk tijd een ijzersterke basis legt voor het werken met vrijwilligers.

Lucas verwijst naar de 7 doodzonden voor vrijwilligersmanagement van Susan J. Ellis. Hier kun je als vrijwilligersmanager nog meer ideeën opdoen over wat je vooral niet moet doen als je vrijwilligers actief en betrokken wil houden.

Naar een duurzame toekomst

Lucas’ boodschap is duidelijk: het draait niet alleen om het werven van nieuwe vrijwilligers, maar ook om het bouwen van een ecosysteem waarin vrijwillige energie kan groeien en bloeien. Dit vraagt om samenwerking, creativiteit en een langetermijnvisie. Zoals Lucas het treffend verwoordde: “Als we nu investeren in een gezond ecosysteem, plukken we daar in de toekomst allemaal de vruchten van.”

Wil je het gesprek tussen Lucas en Suzanne terugluisteren? Dat kan in de Alles over Vrijwilligersmanagement podcast. Tip: Lucas heeft een begeleidende PowerPoint gemaakt.

Laat jouw stem horen