Hoe voorkom je dat vrijwilligers (over)belast raken?

Al sinds een aantal jaar is te zien dat vrijwilligers steeds vaker (over)belast raken in het vrijwilligerswerk. Het ziet ernaar uit dat (over)belasting onder vrijwilligers ook dit jaar toeneemt. Als je het ons vraagt is dit iets waar elke organisatie zich bewust van mag zijn. Daarnaast mag jij als coördinator een rol nemen in het voorkomen van (over)belasting onder vrijwilligers waar mogelijk. Om je op weg te helpen delen we in dit blog hoe je dit doet.

Kijktip: in deze video geven we je een samenvatting van wat beschreven staat in dit blog. 

Wat is er precies aan de hand?

Hoe komt het dat steeds meer vrijwilligers (over)belast raken? Ten eerste groeit het aantal hulpvragen. Daardoor neemt de vraag naar vrijwilligers toe. Zo snel, dat er momenteel niet genoeg vrijwilligers zijn om in alle hulpvragen te voorzien. Daarnaast zien we dat veel organisaties nog steeds moeite ervaren met vrijwilligers werven. Er verschuiven daardoor steeds meer taken naar de huidige vrijwilligers. Er is dus als het ware een gat ontstaan tussen vraag en aanbod.

Tip: ervaar jij ook moeite met vrijwilligers werven? Kijk dan eens of onze cursus over vrijwilligers werven iets voor jou is. Hier leer je alles over hoe je effectief vrijwilligers werft en ga je ook echt aan de slag met werven!

Ten tweede zien we dat in bepaalde sectoren (zeker in de zorg en welzijn) beroepspersoneel overbelast is. Organisaties proberen de druk te verlichten door vrijwilligers in te zetten. Hierbij komt er vaak te veel werk op het bordje van de vrijwilliger te liggen. Dit samen leidt ertoe dat veel vrijwilligers overbelast raken.

Wat doe je hiermee in je werk?

Het is goed om je bewust te zijn van het feit dat vrijwilligers (over)belast kunnen raken in het vrijwilligerswerk. Ook is het goed om in je achterhoofd te houden dat je dit niet altijd kunt voorkomen. Sommige vrijwilligers vinden het lastig om ‘nee’ te zeggen of trekken bewust of onbewust te veel werk naar zich toe, hoe goed je ook op ze let. Desondanks zijn er een aantal dingen die je kunt doen om (over)belasting onder vrijwilligers zoveel mogelijk te beperken. Hier zijn een aantal tips.

Tip 1: blijf in gesprek met je vrijwilligers

Door in gesprek te blijven weet je wat er speelt. Zo kun je sneller oppikken dat een vrijwilliger (over)belast is en er iets aan doen. Pols daarom regelmatig of alles nog te doen is voor ze. Zorg voor een open en eerlijke dialoog en doe iets met de feedback die je krijgt.

Tip 2: zorg voor een duidelijke taakomschrijving

Zorg er daarnaast voor dat duidelijk omschreven staat welke taken alleen door beroepspersoneel uitgevoerd mogen worden en welke door vrijwilligers. Dit kan bijvoorbeeld in het vrijwilligersbeleid. Dit geeft vrijwilligers een duidelijk beeld over waar ze ‘nee’ tegen mogen zeggen. Ook geeft het je collega’s inzicht in wat ze niet bij vrijwilligers neer mogen leggen.

Tip 3: steek tijd en aandacht in behoud van vrijwilligers

En dan nu de allerbelangrijkste tip: steek tijd in het onderhouden van een goede relatie met je vrijwilligers waardoor je ze binnen de organisatie houdt. Vrijwilligers die langer actief blijven, betekent dat je minder snel een tekort aan vrijwilligers gaat ervaren waardoor de werkdruk voor alle vrijwilligers laag blijft.

Nog een belangrijke hierin is oog hebben voor de vrijwilligersloopbaan waardoor je de vrijwilliger steeds weer een nieuwe uitdaging biedt binnen jouw organisatie. Zo verklein je de kans dat de vrijwilliger vertrekt wanneer een bepaalde taak niet meer bij hem/haar past.

Leestip: in dit blog delen we 10 tips om vrijwilligers te behouden.

Tip 4: maak vrijwilligers weerbaarder

Wat je verder nog kunt doen is vrijwilligers weerbaarder maken, bijvoorbeeld door hen assertiviteitstrainingen te bieden. De vrijwilliger zelf heeft ook een rol te pakken in het niet (over)belast worden. Alleen soms heeft iemand moeite met ‘nee’ zeggen en opkomen voor zichzelf. Een assertiviteitstraining kan hier uitkomst in bieden.

Neem vrijwilligers in Amsterdam als voorbeeld. Zij mogen via Vrijwilligersacademie Amsterdam assertiviteitstrainingen en scholing over andere relevante onderwerpen volgen die hun weerbaarder maken.

Wat kun je nog meer doen?