De basistraining vrijwilligersmanagement: voor meer werkplezier voor jou en de vrijwilligers

Suzanne wilde dat andere coördinatoren dit ook zouden ervaren. Zo is het idee ontstaan om deze training te maken. In 2020 heeft zij de eerste versie gemaakt, aan de hand van haar eigen inzichten en input van een testgroep van 7 coördinatoren. Alles wat zij zelf zag dat voor haar werkte, voegde ze samen met de leerbehoeftes van die 7 coördinatoren.

Inmiddels heeft de basistraining vrijwilligersmanagement meerdere updates gehad. We updaten ‘m elk jaar. De wereld van vrijwillige inzet is snel in beweging en we vinden het belangrijk dat de training meegaat met de tijd en daarmee waardevol is en blijft voor jou.

✅ Vrijwilligers koesteren

Er is nog een andere reden waarom we deze training hebben ontwikkeld. Vrijwilligers, die zich dag in, dag uit belangeloos inzetten, verdienen het om goed behandeld te worden. En dat is precies wat je doet als je de basis op orde hebt. Je laat zien dat je tijd en aandacht hebt gestoken in het zorgvuldig in elkaar zetten van het vrijwilligerswerk.

Daarnaast zijn belonings- en waardensystemen goed in elkaar gezet en staan de randvoorwaarden als een huis. Dit waarderen en verdienen vrijwilligers. Omdat we deze toppers moeten koesteren, vinden wij het zo ontzettend belangrijk dat elke organisatie haar basis op orde heeft.

Onder die basis valt ook dat er een samenwerking is waar alle partijen iets uithalen. Zowel de organisatie, jij als coördinator, als de vrijwilliger. Daarom hopen we zoveel mogelijk coördinatoren en organisaties te kunnen helpen met deze training. Zodat we zoveel mogelijk vrijwilligers een fijne vrijwilligerswerkplek kunnen bieden. En zodat bepaalde situaties niet voorkomen (denk bijvoorbeeld aan vrijwilligers die overbelast raken).

✅ Jou koesteren

Dan is er natuurlijk nog jou, de coördinator of begeleider van vrijwilligers. Ook jij bent belangrijk. Jij bent een cruciale schakel in wat vrijwilligerswerk succesvol maakt. Met deze training ondersteunen we jou, onder andere door je te helpen meer balans te krijgen in je werk. We leren je dit aan de hand van onze eigen ontwikkelde SNAPT-methode. Dit is een methode waar je ook in je privéleven profijt van gaat hebben.

➡️ Zo gaan we je onder andere helpen om beter je grenzen aan te geven. Dit is belangrijk, want wanneer we met vrijwilligers werken, willen de grenzen nog wel eens vervagen. Een vrijwilliger die op je vrije zondagavond om half 11 belt; die herken je vast wel. Hoe voorkom je dit soort situaties? Daar gaan we jou bij helpen.

➡️ Werken met vrijwilligers kan emotioneel zijn. Hoe bescherm je jezelf? Bijvoorbeeld als de vrijwilliger iets heftigs overkomt, of veroorzaakt tijdens het vrijwilligerswerk.

➡️ Of een vrijwilliger die zijn hele levensverhaal keer op keer doet en daarbij soms ook heftige dingen tegen jou zegt. Dingen waar jij ’s nachts van wakker ligt. Met dit soort situaties omgaan kan lastig zijn. Dat zijn dingen waar wij jou mee gaan helpen in deze training. Want ook voor jou mag je werk fijn zijn.

✅ Het koesteren van de verbinding tussen vrijwilligers en de coördinator

Dan is er nog een ander belangrijk aspect in de samenwerking, en dat is het koesteren van de verbinding tussen jou en de vrijwilligers. Door de verbinding te koesteren, blijven vrijwilligers langer actief. Dat is belangrijk want zonder vrijwilligers wordt het erg sober. Het op orde hebben van de basis, maakt dat de verbinding tussen jullie steeds sterker wordt en sterk blijft.

Wat gebeurt er als de basis niet op orde is?

Herken jij een van deze scenario's?

• De samenwerking met (een aantal van) de vrijwilligers loopt niet lekker. Je voelt dat er spanningen zijn. Er wordt veel met de vinger naar elkaar gewezen. Vrijwilligers doen niet wat van ze gevraagd worden, trekken hun eigen plan, komen afspraken niet na, en gaan soms ook over je grenzen heen.
• Vrijwilligers melden zich soms om het minste of geringste ziek of komen helemaal niet opdagen.
• Of je weet zelf niet goed waar je mee bezig bent, want je hebt tijdens je opleiding niets geleerd over het werken met vrijwilligers en nu mag je ineens tientallen tot honderden vrijwilligers begeleiden. Je voelt je misschien wat onzeker en doet maar iets zonder te weten of je het wel goed doet. Met als resultaat dat je geen idee hebt of wat je doet wel bijdraagt aan de missie van jouw organisatie.
• Of de werkdruk is hoog. Je doet veel maar krijgt nog steeds niet alles gedaan en hebt ook het idee dat er niet altijd begrip voor is. 
• Jij haalt geen tot weinig plezier uit je werkt.
• Je voelt je opgejaagd, gefrustreerd, ongemakkelijk, hebt het gevoel dat je faalt of geen invloed hebt.

Dit zijn allemaal situaties die voor kunnen komen als de basis niet op orde is. Als je een of meerdere van deze situaties herkent, is deze training een goede aanrader voor jou.

Deze training is ook voor jou als

• Je twijfelt of je het wel goed doet, benieuwd bent waar het nog beter kan, en wat je nog meer uit deze samenwerking kunt halen.
• Of misschien doe je dit werk al een tijdje en ben je benieuwd of er nog dingen zijn die beter geregeld kunnen worden.
• Of als je al jaren als coördinator werkt, maar graag op de hoogte blijft van recente ontwikkelingen.
• Jij jezelf regelmatig de vraag stelt: hoe pak ik dit aan? Waar begin ik?
• Je binnenkort start als vrijwilligerscoördinator en je alvast goed wil voorbereiden.

Resultaat van de training

Het is je nu wel duidelijk; een goede basis leggen voor het werken met vrijwilligers is belangrijk. Het is ook makkelijker dan je misschien denkt. Om het voor jou zo makkelijk mogelijk te maken, is deze training opgezet als een stap-voor-stap training. Dit betekent dat we je stap voor stap uitleggen hoe je die goede basis creëert, en dit in chronologische volgorde doen. Zo hoef je het niet allemaal zelf uit te zoeken. Dit bespaart je veel tijd, moeite en energie.

Wanneer je alles wat je leert ook echt toepast in de praktijk, ga je ervaren dat je meer tijd overhoudt. Ook ga je zien dat de samenwerking met je vrijwilligers steeds beter wordt. En omdat alles nu zo goed loopt, en jij waarschijnlijk een stuk zekerder wordt in je werk, ga je meer werkplezier ervaren.

Ook ga je zien dat als je de basis op orde hebt, vrijwilligers langer actief blijven in de organisatie, en beter met elkaar en met jou omgaan. Er is een onderling waarderend gemeenschapsgevoel. Vrijwilligers zijn tevreden en doen wat hun voldoening geeft. Ze zijn blij en voelen zich betrokken bij de organisatie. En bovenal voelen ze zich gewaardeerd.

Wat je waarschijnlijk ook gaat ervaren is dat er steeds meer vrijwilligers bij komen. Een ander resultaat van de basis op orde hebben, en tevreden vrijwilligers, is dat je organisatie nog aantrekkelijk wordt voor nieuwe vrijwilligers. Hierdoor trek je makkelijker nieuwe vrijwilligers aan zonder dat je hier veel voor hoeft te doen. Je huidige vrijwilligers dienen dan namelijk als wandelende ambassadeurs.

Doordat zij positief over het vrijwilligerswerk praten, maken zij anderen enthousiast om ook vrijwilliger bij jullie te worden.

Hoe zou het voor je zijn als het voor jou ook zo is?

Wat levert het mij op ?

Als je  de basis op orde hebt, ga je dit ervaren:

• Je weet precies wat er komt kijken bij het werken met vrijwilliger, wat vrijwilligers van jou mogen verwachten en jij van hun. En hoe die ijzersterke basis legt voor een fijne samenwerking waar alle partijen ook echt iets uithalen.
• Je ontdekt hoe je in balans blijft, ook als je het druk hebt. We leggen dit uit via onze SNAPT-methode.
• Vrijwilligers gaan zelfstandiger werken omdat jij op de juiste manier coacht en leidinggeeft. Hierdoor hebben vrijwilligers jou minder snel nodig, wat je meer tijd oplevert.
• Het saaie papierwerk wordt ineens leuk omdat je in deze training templates krijgt en we je stap voor stap meenemen.
• Omdat je precies weet wat van jou verwacht wordt en hoe je dat in de praktijk brengt wordt de samenwerking met je vrijwilligers beter.
• Je krijgt tools waarmee je de samenwerking tussen vrijwilligers en medewerkers beter kunt maken. Hierdoor is er minder gedoe op de werkvloer.
• Je gaat hierdoor hoogstwaarschijnlijk meer werkplezier ervaren.
• Doordat je meer werkplezier ervaart, krijg je meer energie. Je komt niet meer vermoeid en overprikkeld thuis, waardoor je waarschijnlijk minder stress ervaart in je persoonlijke leven.
• Huidige vrijwilligers blijven langer betrokken, en nieuwe vrijwilligers melden zich makkelijker aan.

Dit is een greep van dingen die je zomaar eens kan gaan ervaren na het volgen van deze training en het implementeren van wat je leert in de praktijk.

Opzet van de training

De basistraining vrijwilligersmanagement is een online programma dat je in je eigen tempo doorloopt. Dit is handig wanneer je een volle agenda hebt, of geen zin hebt in lange reistijd en verplicht 3 volle dagen op een training te zitten. De enige voorwaarde is dat je het binnen 1 jaar afrond. We koppelen er bewust een einddatum aan zodat je ook echt actie onderneemt. Wij willen namelijk dat je resultaat behaalt en dat ga je niet bereiken door je alleen aan te melden en de training vervolgens nooit af te ronden.

Deze training is meer dan alleen een e-learning. Je krijgt er namelijk persoonlijke begeleiding bij. Zo krijg je feedback op je gemaakte opdrachten en mag je ons zoveel vragen stellen als je wilt. Op die manier wordt jouw persoonlijke leerdoel behaald.

Je ontdekt stap voor stap hoe je die ijzersterke basis legt in zo min mogelijk tijd. Gewoon naast wat je nu al doet. Je hoeft niets meer zelf uit te zoeken.

Inhoud & modules

• Module 1 Het belang van vrijwilligers en goede begeleiding
  In deze module krijg je inzicht in het belang van vrijwilligers, wat zij betekenen voor de organisatie en waarom het goed begeleiden van vrijwilligers zo ontzettend belangrijk is. 
  
  
• Module 2 Wat is vrijwilligersmanagement en de rol van de vrijwilligerscoördinator
  Hier maak je kennis met de term vrijwilligersmanagement en ontdek je wat dit precies inhoudt. Ook ontdek je wat jouw rol als vrijwilligerscoördinator is en wat er van jou verwacht wordt.
  
  
• Module 3 Redenen om vrijwilligerswerk te doen
  We gaan een kijkje nemen in de beweegredenen van vrijwilligers. Het is handig om dit te weten omdat je vrijwilligers zo nog beter kunt motiveren. 
  
  
• Module 4 Het vrijwilligersbeleid
  In deze module leer je wat het vrijwilligersbeleid is en hoe je een goed beleid opstelt. 
  
  
• Module 5 Het vinden en verbinden van vrijwilligers
  Er is geen vrijwilligerswerk zonder vrijwilligers en daarom leer je in deze module hoe je vrijwilligers vindt en hoe je ze vervolgens verbindt aan de organisatie. 
  
  
• Module 6 De samenwerkingsovereenkomst
  Wat is een samenwerkingsovereenkomst? Wat is het belang ervan? En hoe stel je deze op? Daar krijg je antwoord op in deze module. 
  
  
• Module 7 Verzekeringen
  Hier ontdek je welke verzekeringen nodig zijn wanneer je met vrijwilligers werkt. 
  
  
• Module 8 Een VOG
  In deze module ontdek je wat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is, wat dit te maken heeft met vrijwilligerswerk en hoe je het aanvraagt. 
  
  
• Module 9 Het teamvormingsproces
  Hoe vormen vrijwilligersteams zich? Waarom is het belangrijk om dit te weten? En wat heeft een team nodig van jou tijdens dit proces? Dat kom je te weten in deze module. 
  
  
• Module 10 Coachend leidinggeven
  Coachend leidinggeven is een prachtige manier om leiding te geven aan vrijwilligers. Waarom dat zo is en hoe je het toepast, delen we in deze module. 
  
  
• Module 11 Een goede balans creëren
  In deze module helpen we je op weg bij het creëren van een goede balans tussen het uitvoeren van al jouw werkzaamheden. Als vrijwilligerscoördinator is jouw takenpakket divers, wat soms kan zorgen voor verlies van overzicht. We doen dit aan de hand van de SNAPT-methode (Structuur, Nadenktijd, Assertiviteit, Plezier in je werk en Tijdsplanning).
  
  
• Module 12 Blijf up-to-date en verander mee
  Hier besteden we aandacht aan huidige trends en ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk en leer je waarom het goed is om hiervan op de hoogte te zijn. 
  
  
• Module 13 Zorg voor een goede afsluiting
  Tot slot besteden we aandacht aan een passend afscheid in verschillende situaties, ook als de samenwerking minder fijn eindigt. 

Na aanmelding

Nadat je je hebt aangemeld ontvang je van ons twee e-mails. In de eerste e-mail heten we je van harte welkom en leggen we uit hoe de online leeromgeving werkt (dit is trouwens heel simpel, want we hebben bewust gekozen voor een makkelijk en gebruiksvriendelijk platform). In de tweede mail vind je een link naar de training en je inlogcodes. Je kunt daarna meteen starten. Op een later moment mag ook als dat beter uitkomt.

Investering