Hoe geef je flexibel vrijwilligerswerk vorm en pas je het toe in de praktijk ?

Flexibel vrijwilligerswerk is een trend die al zo’n twee jaar gaande is. Met flexibel vrijwilligerswerk wordt bedoeld dat vrijwilligers zich niet standaard op vaste dagen en tijden inzetten, maar zelf kunnen aangeven wanneer ze tijd hebben om wat taken op te pakken.

Er is steeds meer vraag naar flexibel vrijwilligerswerk omdat ons leven steeds drukker wordt en mensen hierdoor niet altijd de tijd hebben om zich structureel vrijwillig in te zetten. Als vrijwilligerscoördinator kun je dit als lastig ervaren, maar je kunt het ook zien als kans. Flexibel vrijwilligerswerk kan namelijk in vele vormen en maten worden toegepast en biedt de mogelijkheid om een groot vrijwilligersbestand op te bouwen. Het is namelijk zo dat als je niet meegaat in deze trend, je vrijwilligers gaat verliezen en het lastiger wordt om nieuwe vrijwilligers te werven. Om je op weg te helpen delen we in dit blog manieren waarop je flexibel vrijwilligerswerk kunt vormgeven en toepassen in de praktijk.

Kijktip: in deze video delen we in 4 minuten tijd 3 hele praktische tips over hoe je flexibel vrijwilligerswerk in de praktijk brengt.

Drie typen flexvrijwilligers

Vrijwilligers die flexibel vrijwilligerswerk doen worden flexvrijwilligers genoemd. Er zijn drie varianten van flexvrijwilligers, namelijk:

1. De eenmalige vrijwilliger: dit is de vrijwilliger die één keer komt helpen, bijvoorbeeld tijdens een evenement, en je daarna niet meer terugziet.
2. De af-en-toe vrijwilliger: dit zijn vrijwilligers die zich af-en-toe inzetten, bijvoorbeeld om te collecteren.
3. De tijdelijke vrijwilliger: dit zijn vrijwilligers die zich in een bepaalde periode veel inzetten en daarna weer een tijd niet. Hierbij kun je denken aan mensen die tijdens de zomervakantie een tijdje aan de slag gaan als vrijwilliger maar na de vakantie een tijdje stoppen omdat ze het dan weer druk krijgen met werk of school.
   
   

Hoe geef je flexibel vrijwilligerswerk vorm?

Bij flexibel vrijwilligerswerk denk je al snel aan activiteiten die slechts af en toe terugkomen, zoals evenementen (hier komt vaak de eenmalige vrijwilliger op af), maar wist je dat je van vaste taken ook prima flexibel vrijwilligerswerk kunt maken (hier komt de af-en-toe vrijwilliger en de tijdelijke vrijwilliger op af)? Zo hoeft een vrijwilliger niet per se elke donderdagmiddag om 15.00 uur langs te komen om een praatje te maken met een cliënt. De vrijwilliger en cliënt kunnen (indien mogelijk) best telefonisch afspreken wanneer het voor beide uitkomt. Of misschien kun jij het samen met de vrijwilliger afstemmen wanneer het uitkomt? En wat denk je van wandelen? Je kunt een vrijwilliger vragen om elke woensdagochtend op een vaste tijd te gaan wandelen met de cliënt, maar eigenlijk is het alleen maar mooi als wandelingen voortaan spontaan gepland worden. Zo hoef je nooit meer te vrezen voor een regenachtige woensdagochtend!

Nu denk je misschien; dat klinkt mooi, maar toch willen we continuïteit in onze activiteiten. En natuurlijk begrijpen we dat en gelukkig is dit ook te verwezenlijken door de inzet van flexvrijwilligers. Zo kun je een flexpool verzamelen. Dit is een groep die bestaat uit flexvrijwilligers. Elke vrijwilliger pakt een bepaalde taak op een bepaalde dag op en zo wisselen ze elkaar af en kun jij bepaalde activiteiten toch elke week door laten gaan.  

Een tip die we je willen meegeven is om flexvrijwilligers te betrekken bij het bedenken van taken die zij kunnen uitvoeren. De flexvrijwilliger weet als geen ander wat hij of zij wel of niet aankan en graag zou willen doen. Het is zonde om niet om zijn of haar input te vragen.

Hoe pas je dit toe in de praktijk?

Misschien denk je; maar zit hier nu niet heel veel werk aan vast? Dat hoeft niet zo te zijn. We zetten een aantal opties voor je op een rij waarmee je het flexibel vrijwilligerswerk kunt toepassen in de praktijk.

Optie 1: geef de vrijwilliger vrijheid om zelf te plannen

Als eerste optie kun je vrijwilligers vrijheid geven om het vrijwilligerswerk zelf in te plannen. Zo zou je met een vrijwilliger kunnen delen hoe de week van een cliënt eruit ziet. Vraag eens na bij de verzorgende op welke momenten cliënten rusten en op welke momenten ze vaak niks te doen hebben. De momenten waarop cliënten vaak niks te doen hebben, geef je door aan de vrijwilliger. De vrijwilliger kan dan zelf vlak van tevoren even bellen om te vragen of dit moment nog steeds vrij is en vervolgens langskomen.

Misschien denk je dat dit vervelend is voor de cliënt, maar dat hoeft niet zo te zijn. Spontane momenten zijn vaak het allerleukst. Denk hier maar aan; hoe mooi is het als de cliënt denkt een saaie middag tegemoet te gaan en daar ineens een vrijwilliger voor zijn of haar neus staat om een wandeling te maken. En daarnaast is het voor een cliënt vervelender wanneer elke week op een vast moment iets gepland staat en een vrijwilliger steeds moet afzeggen omdat het toch niet uitkomt.

Optie 2: laat de vrijwilliger zich inschrijven via een nieuwsbrief, WhatsAppgroep of besloten Facebookgroep

Er is nog een andere manier waarop je flexibel vrijwilligerswerk kunt organiseren en dat is via een nieuwsbrief. Zo kun je periodiek (bijvoorbeeld eens per twee weken) een activiteitennieuwsbrief sturen met daarin een overzicht van alle activiteiten en de vraag wie welke activiteit wil oppakken. Naast een nieuwsbrief kun je ook een WhatsAppgroep of Facebookgroep aanmaken voor flexvrijwilligers. Hierin kun je heel spontaan dingen delen waar je op korte termijn een flexvrijwilliger voor zoekt.

Optie 3: laat vrijwilligers zich inschrijven via een roostertool

Wil je het helemaal professioneel aanpakken en het planningsproces nog vlotter laten verlopen? Kijk dan eens naar een digitaal systeem waarin je roosters kunt maken en mensen zich digitaal kunnen inschrijven. Als je via Google zoekt naar ‘online roosters maken’ kom je een hoop opties tegen en kun je kijken welke optie past bij jouw organisatie. In zo’n systeem kun jij de activiteiten op dagen inplannen en kunnen vrijwilligers zich inschrijven. Zo hoef je de inschrijven niet handmatig te verwerken.

Tip: zorg voor een duidelijke taakomschrijving

Wanneer je met flexvrijwiligers werkt is het zo dat steeds iemand anders een taak uitvoert. Het zou ontzettend tijdrovend zijn als je elke flexvrijwilliger steeds moet inwerken en daarom raden we je aan om duidelijke omschrijvingen van de taken beschikbaar te maken. Zo kun je in Word een handleiding maken met daarin de omschrijving van een taak en hoe de vrijwilliger deze uitvoert. Zorg dat alle flexvrijwilligers toegang hebben tot deze handleiding zodat ze de activiteit ook kunnen begeleiden zonder hulp van jou.

Hoe regel je administratieve zaken met flexvrijwilligers?

We krijgen wel eens te horen dat flexvrijwilligers het niet fijn vinden om een vrijwilligersovereenkomst te tekenen en VOG te overhandigen, maar toch adviseren we je om dit wel te doen. Zo kun je met alle vrijwilligers, en ook de flexvrijwilligers, eens per jaar een kort moment inplannen om het papierwerk in orde te maken en het jaar te evalueren. Zo is alles weer voor een heel jaar klaar. Je hoeft dit echt niet steeds opnieuw te doen voor elke losse activiteit. Dat is alleen maar zonde van jullie tijd!

Hoe zorg je ervoor dat de flexvrijwilliger niet uit beeld verdwijnt?

Ook horen we vaak dat flexvrijwilligers na verloop van tijd uit beeld verdwijnen maar wel geregistreerd blijven. Dit kun je voorkomen door een minimale inzet te vragen. Bij een organisatie waar ik voorheen werkte, werd een minimale inzet van drie keer per jaar gevraagd en dit werkte prima. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend en dat weet de vrijwilliger ook wel, maar soms moet je er een kleine regel of voorwaarde aan koppelen om de vrijwilliger scherp te houden. Het vragen van een minimale inzet is een mooie regel of voorwaarde die je makkelijk in de praktijk kunt toepassen en die ervoor zorgt dat de vrijwilliger niet uit beeld verdwijnt.

Verder is het delen van resultaten met de flexvrijwilligers een goede manier om feeling te behouden en de vrijwilligers te enthousiasmeren en verbonden te houden aan de organisatie. Zo kun je in een nieuwsbrief, WhatsAppgroep of besloten Facebookgroep eens per week of per maand de successen van de afgelopen periode delen. Welke mooie momenten zijn mogelijk gemaakt door flexvrijwilligers? En wat betekenen flexvrijwilligers voor de cliënten? Laat het hun weten!

We zijn benieuwd naar jouw ervaring met flexibel vrijwilligerswerk en flexvrijwilligers. Doe jij hier al iets mee? Verloopt het goed? Of juist niet? Of doe je er momenteel nog niks mee? Laat het ons weten in de reacties.

Geschreven door Suzanne de Baere, eigenaresse van De Klimop Academie