Vrijwilligersmanagement: wat houdt dit precies in en wat is de rol van de vrijwilligerscoördinator hier in?

Vrijwilligersmanagement is een term die steeds vaker voorkomt, maar wat houdt dit precies in? En wat is de rol van de vrijwilligerscoördinator hier in? Laten we hier eens naar kijken.

Kijktip: in deze video leggen we je in 2 minuten uit wat vrijwilligersmanagement precies is. 

Kort gezegd is vrijwilligersmanagement het managen van vrijwilligers, ofwel het begeleiden van- of leidinggeven aan vrijwilligers. De inzet van vrijwilligers is voor organisaties in de zorg en welzijnssector van groot belang. Zonder vrijwilligers kan de doelstelling van een organisatie namelijk niet altijd behaald worden. Omdat de inzet van vrijwilligers zo belangrijk is en omdat de vrijwilliger verandert, groeit het belang van goed vrijwilligersmanagement. Echter is het zo dat vrijwilligersmanager of vrijwilligerscoördinator nog geen erkend beroep is in Nederland. Daarnaast wordt er tijdens opleidingen nog onvoldoende aandacht besteed aan dit vak en daardoor is het soms lastig te bepalen wat de rol van de vrijwilligerscoördinator nu precies inhoudt. Gelukkig krijgt het managen van vrijwilligers als vak steeds meer erkenning en worden de rollen van de vrijwilligerscoördinator steeds meer afgebakend.

Kijktip: in deze video leggen we je uit waarom goed vrijwilligersmanagement zo belangrijk is. 

De rol van de vrijwilligerscoördinator

In de praktijk zien we vaak dat de rol van de vrijwilligerscoördinator uitgevoerd wordt naast een andere functie. In de zorg en welzijnssector is het vaak zo dat de activiteitenbegeleider, medewerker welzijn, of verzorgende naast de primaire werkzaamheden ook de rol als vrijwilligerscoördinator heeft. En omdat er tijdens de opleiding onvoldoende aandacht is besteed aan vrijwilligersmanagement is het voor de vrijwilligerscoördinator soms lastig om te bepalen wat er van hem of haar verwacht wordt in deze rol. Daarom besteden we hier in dit blog aandacht aan. 

Drie soorten vrijwilligerscoördinatoren

Het onderzoeksrapport ‘de rol en positie coördinator vrijwillige inzet’ van Movisie stelt dat er drie soorten coördinatoren zijn, namelijk de strategische, de uitvoerende en de allesdoener.

• De strategische coördinatoren zijn verantwoordelijk voor strategisch opereren en zijn onderdeel van het managementteam van een organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het positioneren van vrijwillige inzet binnen en buiten de organisatie, het ontwikkelen van het strategisch vrijwilligersbeleid, het creëren van de juiste randvoorwaarden, netwerken en aansturing van de dagelijkse begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers.
• De uitvoerende coördinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers. Hier komen de volgende taken bij kijken: het werven en selecteren van vrijwilligers en het opleiden van vrijwilligers en het waarderen van vrijwilligers.
• De allesdoener vervult beide rollen.

In sommige organisaties is er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de strategische coördinator en de uitvoerende coördinator, maar in sommige organisaties is de vrijwilligerscoördinator een allesdoener en vervult hij of zij dus beide rollen. In dit geval is de coördinator verantwoordelijk voor het invullen van alle bovengenoemde taken en de bijbehorende sub-taken. In de zorg en welzijnssector gebeurt het in de praktijk vaak dat de coördinator een allesdoener is en verantwoordelijk is voor de volgende taken:

• Het opstellen van een vrijwilligersbeleid of input leveren aan het managementteam;
• Het werven, selecteren, registreren, inwerken en evalueren van vrijwilligers;
• Het aanleveren van gegevens met betrekking tot contracten;
• Het leidinggeven aan vrijwilligers;
• Het motiveren van vrijwilligers;
• Het maken van planningen voor de vrijwilligers;
• Het overleggen met collega’s over het op de juiste wijze inzetten van vrijwilligers;
• Het bemiddelen tijdens conflicten tussen vrijwilligers onderling of vrijwilligers en beroepspersoneel;
• Urenregistratie en declaraties beheren;
• Het organiseren van bijeenkomsten voor vrijwilligers;
• Het onderhouden van contacten met andere instanties die vrijwilligers leveren;
• En het zijn van een aanspreekpunt voor vrijwilligers.
  
  

De gevolgen van het zijn van de allesdoener

Zolang de coördinator voldoende tijd en kennis heeft voor het vervullen van beide rollen, is dit in principe geen probleem, maar uit hetzelfde onderzoeksrapport van Movisie blijkt dat dit niet altijd het geval is en dat er in de praktijk vaak kennis ontbreekt die nodig is om beide rollen goed te vervullen. Daarom heeft De Klimop Academie de basistraining vrijwilligersmanagement, de verdiepingstraining vrijwilligersmanagement en de spoedcursus vrijwilligers werven ontwikkeld en staan er een aantal gratis e-books voor je klaar over diverse onderwerpen. Zo helpen we jou als vrijwilligerscoördinator bij het ontwikkelen van de juiste kennis en vaardigheden zodat jij jouw werk nog beter kunt doen en de samenwerking met jouw vrijwilligers nog sterker wordt. 

Vind je het fijn om op de hoogte gebracht te worden wanneer er een nieuw gratis e-book klaarstaat? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief. 

Onduidelijkheid over jouw rol?

Werk jij als vrijwilligerscoördinator in de zorg en welzijnssector en is voor jou niet geheel duidelijk wat jouw rol als vrijwilligerscoördinator binnen jouw organisatie nu precies is? Dan is het goed om hierover in gesprek te gaan met je leidinggevende. Het biedt veel voordelen om te weten waar je aan toe bent en wat er precies van je verwacht wordt.

Mocht blijken dat er bepaalde taken van jou verwacht worden waar je nog onvoldoende kennis of vaardigheden over bezit, dan kan je aan je leidinggevende vragen of je mag deelnemen aan één van onze trainingen of cursussen. 

Succes!