Als vrijwilligerscoördinator weet je hoe waardevol vrijwilligers zijn voor jouw organisatie. Maar om te zorgen dat de samenwerking met vrijwilligers fijn en waardevol is, is een goede basis essentieel. Dit blog neemt je mee in waarom die basis zo belangrijk is, wat er kan gebeuren als die ontbreekt, en hoe je in een paar stappen een goede fundering legt voor een succesvolle samenwerking met vrijwilligers.
Wat houdt een goede basis voor het werken met vrijwilligers in?
Een goede basis betekent dat vrijwilligers zonder zorgen hun werk kunnen doen en alles beschikbaar is wat ze nodig hebben: denk aan de juiste materialen, kennis, werkinstructies, en duidelijke regels over wat wel en niet is toegestaan. Hiermee zorg je niet alleen voor een prettige werkomgeving, maar voorkom je ook misverstanden en onnodige frustraties.
Wat kan er gebeuren als de basis ontbreekt?
Het gebrek aan een goede basis voor het werken met vrijwilligers kan leiden tot:
- Frustratie en uitval: vrijwilligers kunnen zich gaan ergeren, klagen, en soms zelfs stoppen als zij zich niet ondersteund voelen.
- Misverstanden: vrijwilligers kunnen, bewust of onbewust, dingen doen die buiten de regels vallen als er geen goede basis is.
- Overbelasting: het ontbreken van een goede basis en onduidelijke verwachtingen kunnen leiden tot overbelasting. Bijvoorbeeld doordat er te veel taken naar hun toe schuiven of ze te veel doen van wat ze eigenlijk niet willen doen.
- Extra werk voor de coördinator: ook kan het gebrek aan een goede basis leiden tot hogere werkdruk voor de coördinator die dan veel bezig is met brandjes blussen.
Een kanttekening hierbij is dat deze problemen ook voor kunnen komen bij organisaties die een goed georganiseerde basis hebben. Alleen dan minder frequent. Het is eerder een uitzondering dan regel.
Daarnaast kunnen er zich ook andere problemen voortdoen als de basis niet in orde is. Dit is slechts een greep van dingen die wij vaak in de praktijk zien.
Herken je deze obstakels? En komen ze binnen jouw organisatie vaak voor (wekelijks of zelfs dagelijks)? Dan kun je voorzichtig de conclusie trekken dat de basis nog niet helemaal op orde is. Dit is niet erg, maar geeft je wel feedback in waar nog aan gewerkt mag worden. Zie het als de puntjes op de i zetten.
Hoe leg je een goede basis voor het werken met vrijwilligers?
Als het goed is, heb je nu een goede beeld van wat een goede basis voor het werken met vrijwilligers inhoud en wat er zoal kan gebeuren als deze basis ontbreekt. Dan is het nu tijd om over te gaan tot actie. We zetten een aantal dingen op een rijtje die je in de praktijk kunt toepassen en die zorgen voor een sterke basis.
Tip 1: ontwikkel een heldere visie op vrijwilligerswerk
Denk na over waarom je met vrijwilligers werkt en welke meerwaarde zij voor de organisatie bieden. Waarom en hoe er met vrijwilligers gewerkt wordt, wordt ook wel de visie op vrijwilligerswerk genoemd. Een duidelijke visie geeft richting aan het vrijwilligerswerk en helpt bij beslissingen over wanneer en hoe je vrijwilligers inzet. Wij raden je aan om dit vast te leggen in een vrijwilligersbeleid.
Tip 2: stel heldere kaders vast
Vrijwilligers willen weten wat van hen wordt verwacht en waar de grenzen liggen. Leg afspraken en huisregels duidelijk vast, zodat iedereen weet wat wel en niet mag. Dit geeft structuur en creëert rust binnen de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld in het vrijwilligersbeleid of een vrijwilligersovereenkomst.
Tip 3: maak concrete afspraken en leg ze vast
Afspraken over taken, werktijden, en verwachtingen maken het werk voor zowel jou als de vrijwilliger duidelijk. Een vrijwilligersovereenkomst helpt hierbij, zodat je in het geval van een conflict altijd iets hebt om op terug te vallen.
Tip 4: voorzie in benodigde middelen en heldere werkinstructies
Zorg dat vrijwilligers toegang hebben tot de juiste materialen en goed geïnformeerd zijn over hun taken. Weinig is zo frustrerend als bij aanvang ontdekken dat er iets ontbreekt. Heldere werkinstructies voorkomen verwarring en helpen vrijwilligers hun taken goed uit te voeren.
Tip 5: communiceer en blijf in gesprek
Door regelmatig contact te hebben, kom je te weten wat er speelt en wat je vrijwilligers motiveert. Betrek hen ook bij de organisatie door hen op de hoogte te houden van wat er gaande is. Dit vergroot de betrokkenheid en creëert een hechtere band met de organisatie.
Inzicht en training voor een stevige basis
Wil je de basis voor het vrijwilligerswerk echt goed op orde krijgen? In onze basistraining vrijwilligersmanagement ontdek je stap voor stap hoe je deze basis kunt leggen en onderhouden. De training is recent vernieuwd met extra waardevolle inzichten en hulpmiddelen die jou als coördinator verder kunnen helpen.
Een goede basis voor vrijwilligers betekent dat zij met plezier en zonder zorgen hun werk kunnen doen. Als alles goed is geregeld, kun jij je als coördinator focussen op het ondersteunen van vrijwilligers en het behalen van gezamenlijke doelen. Alles met als doel meer werkplezier voor jou en de vrijwilligers zodat jullie je nog beter kunnen inzetten voor jullie doelgroep en impact kunnen maken.
Reactie plaatsen
Reacties