Slechtnieuwsgesprekken voeren

Helaas ontkom je er niet aan dat je zo nu en dan slechtnieuwsgesprekken moet voeren met vrijwilligers. Bijvoorbeeld omdat je de samenwerking moet beëindigen omdat jullie toch geen match blijken te zijn, of omdat de organisatie heeft besloten een andere richting in te gaan en van de vrijwilligers wordt verwacht dat ze een verandertraject ingaan en niet iedereen daarvoor open staat. Het voeren van slechtnieuwsgesprekken is lastig, maar met de juiste voorbereiding kun je het gesprek in goede banen leiden. Hoe je dat doet, leggen we je uit in dit blog.

Doelen van een slechtnieuwsgesprek

Tijdens een slechtnieuwsgesprek zijn er drie doelen die je moet proberen te bereiken, namelijk:

1. De boodschap overbrengen: je brengt het slechte nieuws en licht toe waarom de vrijwilliger deze boodschap te horen krijgt.
2. De emoties opvangen: je luistert naar de reactie van de vrijwilliger en toont begrip voor zijn of haar emoties.
3. Werken aan de acceptatie van het nieuws: je zorgt ervoor dat de vrijwilliger begrijpt dat de boodschap definitief is en er niet over te onderhandelen is.

Om deze doelen zo goed mogelijk te bereiken, is een goede voorbereiding aan te raden. Laten we eens kijken naar hoe je dit het beste doet.

Hoe bereid je een slechtnieuwsgesprek goed voor?

Kijktip: in deze video delen we in 2 minuten hoe je slechtnieuwsgesprekken goed voorbereid. 

Juist omdat het voeren van slechtnieuwsgesprekken zo lastig is, raden we je aan om de gesprekken goed voor te bereiden. Bedenk ten eerste met wie je het gesprek gaat voeren en wat je al weet over deze vrijwilliger. Kun je voorafgaand aan het gesprek al bedenken hoe de vrijwilliger gaat reageren op het slechte nieuws? Dit is behulpzaam omdat zijn of haar reactie dan minder als een shock komt voor jou. Het is daarnaast ook goed om even stil te staan bij je eigen emoties. Wat verwacht jij te gaan voelen tijdens het gesprek?

Ten tweede is het goed om voorafgaand helder te hebben wat de boodschap is die je gaat overbrengen en hoe je dit het beste kunt formuleren. Probeer de boodschap kort te houden en schrijf het even voor jezelf op. Door je boodschap van de tevoren helder te hebben, voorkom je dat je straks niet uit je woorden komt en het slechte nieuws niet goed overbrengt.

Ten derde ga je een aantal argumenten opschrijven waarom je het slechte nieuws brengt. De vrijwilliger heeft het recht om te weten wat de reden is van het slechte nieuws en het is daarom goed om dit kort maar bondig over te brengen. Ook hierin geldt weer dat als je het van te voren even opschrijft, je de argumenten waarschijnlijk beter kunt overbrengen en minder struikelt over je woorden. Wij raden je aan om drie argumenten op te schrijven.

Denk ten vierde alvast even na over de alternatieven die je de vrijwilliger kunt bieden. Zeker wanneer een samenwerking gaat eindigen, is het handig om na te denken of je de vrijwilliger kunt doorverwijzen naar een collega organisatie.

Tot slot is het zaak om een rustige ruimte te reserveren voor het gesprek waar je het slechte nieuws ongestoord kunt brengen. Niks is vervelender dan midden in een slechtnieuwsgesprek gestoord worden door andere collega’s, zowel voor jou, als voor de vrijwilliger. Ook kan het handig zijn om naast een glaasje water alvast wat tissues neer te zetten.

De verschillende fases van een slechtnieuwsgesprek

Na een goede voorbereiding is het tijd om het gesprek te gaan voeren. Om het gesprek goed te laten verlopen, kun je het beste de volgende vijf fases doorlopen.

Fase 1 de inleiding
De eerste fase is de inleiding van het gesprek. Dit is het moment waarop je het slechte nieuws brengt. Het klinkt onvriendelijk, maar een slechtnieuwsgesprek moet in de meeste gevallen zakelijk overkomen, zeker wanneer het gaat om het ontslaan van een vrijwilliger.
Zorg dat de inleiding kort en zakelijk is. Geef kort aan wat de concrete aanleiding is voor dit gesprek en zorg dat je gezichtsuitdrukking ernstig is. Het tonen van de juiste lichaamstaal is heel belangrijk bij het voeren van slechtnieuwsgesprekken, immers wil niemand slecht nieuws horen van een persoon die dit vertelt met een lach op zijn gezicht.

Fase 2 de beslissing delen
In de tweede fase ga je het slechte nieuws brengen. Dit doe je na de inleiding en door de genomen beslissing zo helder en zakelijk mogelijk te communiceren. Belangrijk is dat je deze fase niet te lang uitstelt en het slechte nieuws zo snel mogelijk vertelt. De argumenten die je eerder hebt opgeschreven breng je nu ter sprake. Let ook in deze fase goed op je non-verbale gedrag (je lichaamstaal) en het slechte nieuws niet met een grote lach op je gezicht te brengen.

Fase 3 helpen met het begin van de verwerking
In de derde fase maak je een aanzet om de vrijwilliger te ondersteunen bij het verwerken van het slechte nieuws. In deze fase is het zeer belangrijk om te luisteren. Geef de vrijwilliger zoveel mogelijk de gelegenheid om het slechte nieuws tot zich te laten doordringen. De vrijwilliger de kans geven om hierover te praten, helpt hierbij. Houd wel in gedachten dat elk persoon slechtnieuws op een andere manier verwerkt. De een wordt boos, de ander emotioneel, de ander stil, en zo zijn er nog tal van reacties.

In deze fase is het van belang dat je de verschillende emoties en de manier waarop deze worden geuit respecteert. Houd ik gedachte dat emoties soms fel kunnen zijn. Laat de emoties er zijn en ga niet terug bewegen. Belangrijk is dat je duidelijk overbrengt dat de beslissing vaststaat en dat er geen onderhandelruimte is en ook geen weg terug. Zo geef je de vrijwilliger geen valse hoop.
In de eerste verwerkingsfase is het wel belangrijk dat je invoelingsvermogen en medeleven toont. Dat doe je door te luisteren, samen te vatten en emoties te benoemen.

De kans is groot dat de vrijwilliger vraagt waarom deze keuze is gemaakt. Benoem dan kort nog eens de 2 à 3 argumenten voor jouw keuze. Herhaal hiervoor de eerder genoemde argumenten en ga geen nieuwe dingen bij verzinnen. Het is wat het is.

Fase 4 steun bieden bij het zoeken naar oplossingen
Nadat de emoties bij de vrijwilliger wat zijn weggezakt, kun je aandacht gaan besteden aan wat de vervolgstappen zijn. Houd er rekening mee dat de klap soms zo hard aankomt, dat je voor deze fase een nieuw gesprek moet plannen. Spreek in dat geval de plaats en tijd voor een vervolggesprek af op een zo kort mogelijke termijn. Probeer het gesprek echter niet af te sluiten tot de ergste emoties zijn gekalmeerd. Alleen als iemand boos wegloopt, kun je het beter laten voor wat het is. Boze mensen moet je in geen geval gaan tegenhouden.

Geef in deze fase duidelijk aan dat je graag wilt helpen om naar oplossingen te zoeken. Kijk samen naar welke nieuwe perspectieven er zijn. Bied advies en hulp aan en luister hierbij naar de wensen van de vrijwilliger. Wellicht kun je de vrijwilliger doorverwijzen naar een collega organisatie of kun je een bepaalde vorm van scholing adviseren.

Fase 5 maak afspraken
In de laatste fase van het slechtnieuwsgesprek worden de afspraken gemaakt. Bespreek wat jij gaat doen en wat je van de ander verwacht. Wie stelt de mede vrijwilligers op de hoogte van de beslissing? En wat gaat de vrijwilliger na afloop van het gesprek doen? Of zijn er bijvoorbeeld nog spullen die de vrijwilliger moet inleveren?

Je kunt advies meegeven over waar de vrijwilliger volgens jou op moet letten in de toekomst. Vermeld hierbij aandachtspunten waar de vrijwilliger ook echt iets aan heeft. Dit doe je het beste aan de hand van de feedback regels (die komen in dit blog aan bod). Je kunt ook verwijzen naar zaken die juist positief zijn door de sterke punten van de vrijwilliger nog eens te benadrukken. Zo sluit je het gesprek toch positief af.

Wil je hier meer over leren?

Slechtnieuwsgesprekken voeren blijft lastig. Wil meer weten over hoe je slechtnieuwsgesprekken voert? Dan is onze verdiepingstraining vrijwilligersmanagement iets voor jou. In deze training gaan we aan de hand van verschillende situaties bekijken hoe je slechtnieuwsgesprekken voert. Zo leer je slechtnieuwsgesprekken te voeren tijdens weerstand en conflictsituaties en krijg je een overzicht aan hulpzinnen die je tijdens het gesprek kunt gebruiken.

Succes met het voeren van de slechtnieuwsgesprekken. Je kunt het!