Een tijdje geleden kregen we een berichtje van een van onze cursisten waarin ze aangaf dat haar emmertje vol is en ze niet meer weet wat ze moet doen. Ze stroomt over in het werk en er wordt vanuit de organisatie te veel van haar verwacht. Helaas is dit een maar al te bekend probleem onder veel vrijwilligerscoördinatoren. De vrijwilligerscoördinator heeft namelijk een breed en divers takenpakket en veel van ons doen het er maar bij. Dit betekent dat we naast de functie als vrijwilligerscoördinator vaak ook nog een andere functie vervullen, zoals activiteitenbegeleider, medewerker welzijn, verzorgende of verpleegkundige. En het combineren van een andere functie met de functie als vrijwilligerscoördinator is al helemaal pittig. Daarom willen we je in dit blog helpen door ons advies met je te delen. Dit is wat wij je aanraden om te doen om het overzicht terug te krijgen en te komen tot een oplossing om het werk weer dragelijk te maken.
Schrijf al je taken op
Het eerste wat we je aanraden is om al je taken eens op papier te zetten. Schrijf alles op wat je nog moet doen. Pak hiervoor een vel papier, of typ het uit in een word bestand. Gooi alle taken die je moet doen, en dan ook echt alle taken, uit je hoofd en op papier.
Ga in gesprek met je leidinggevende
Als volgende stap raden we je aan om een afspraak te maken met je leidinggevende en in gesprek te gaan over de vele taken die je nog moet doen. Vraag hem of haar om te bepalen welke taken echt moeten en welke niet. Welke taken dragen echt bij aan wat jullie als organisatie willen bereiken? En welke taken voer je momenteel uit die eigenlijk niet eens echt bijdragen aan het bereiken van jullie doel? Kijk hier samen kritisch naar. In de meeste gevallen kom je zo tot de ontdekking dat er best wat taken zijn die nu maar gedaan worden omdat we denken dat ze belangrijk zijn, maar in werkelijkheid dragen ze niet bij aan het grotere doel van de organisatie en kunnen we ze ook prima niet doen. De taken die niet bijdragen aan het grote doel, gooi je van je to do lijst af. De taken die wel bijdragen mag je laten staan.
Vind je dat er nu nog steeds veel te veel taken op je lijst staan? Dan kun je jouw leidinggevende vragen of hij of zij je wil helpen bij het bepalen van een aantal focuspunten. Hoeveel punten dit zijn, hangt af van het aantal werkuren dat je beschikbaar hebt voor je functie als vrijwilligerscoördinator. Probeer per focuspunt een schatting te maken van het aantal uur dat je er per week aan kwijt ben en kijk hoeveel punten je op kunt pakken tot de uren bijna vol zitten. Probeer ook altijd een aantal uren over te houden voor spoedklusjes of voor het geval andere taken toch meer tijd in beslag nemen. We raden je aan om 10% van de uren die je beschikbaar hebt, vrij te houden voor uitloop en spoedklusjes. Werk je nu 20 uur? Probeer dan per week 2 uur vrij te houden.
Houd je aan de focuspunten
Je hebt nu een lijst met taken die echt gedaan moeten worden en die bijdragen aan het grotere doel, of misschien heb je de lijst even gelaten voor wat het is en heb je nu een aantal focuspunten waar je jezelf op gaat richten. Het is nu zaak om je hieraan te houden. Dit is alles wat je de komende tijd gaat doen. De rest laat je even voor wat het is. Je kunt namelijk beter 4 dingen heel goed doen, dan 30 dingen half. De 4 dingen die je goed doet, geven je een voldaan en afgerond gevoel en dit geeft rust. Ga je 30 dingen half doen? Dan blijf je zelf met een onrustig gevoel zitten en komt niks af, en dat wil je natuurlijk niet.
Samenvattend
Zet alles wat je nog moet doen eens op papier. Leg dit voor aan je leidinggevende en vraag hem of haar om mee te kijken naar wat echt noodzakelijk is en bijdraagt aan het grotere doel en wat niet. Ga vervolgens taken schrappen en doe dit net zo lang tot je het gevoel hebt dat je de taken ook echt uit kunt voeren in de tijd die je daarvoor beschikbaar hebt. Zijn er echt te veel taken en veel te weinig tijd en vinden jullie alles belangrijk? Dan is het tijd om keuzes te maken en een aantal focuspunten te kiezen en de rest te laten voor wat het is. Niks is het waard om jezelf een burn-out in te werken.
Kom voor jezelf op
Het is belangrijk om in het gesprek met je leidinggevende goed voor jezelf op te komen en te benadrukken dat je nu te veel op je bordje hebt en er iets moet veranderen. Wees duidelijk in je taalgebruik, maar ook in je non-verbale communicatie. Dit is een serieus gesprek en daarom is het belangrijk om ook serieus te kijken, en niet met een lach op je gezicht te vertellen dat het eigenlijk te veel is voor je.
Voel je je niet serieus genomen? Blijf dan rustig je standpunt herhalen. En wees ook niet bang om zelf keuzes te maken. Pak je papier met alle taken er na een paar dagen nog eens bij en beoordeel zelf eens wat echt belangrijk is en wat niet. Doe dit aan de hand van de doelstellingen en kernwaarden van de organisatie. Welke taken passen volgens jou echt bij het bereiken van deze doelstellingen en bij jullie kernwaarden? En welke taken juist niet? Je kunt natuurlijk ook een andere collega vragen om eens mee te kijken.
Kom je in een situatie terecht waarin er echt totaal geen begrip is voor de druk die je ervaart en helpt het bovenstaande niet? Dan raden we je aan om eens bij te houden hoeveel tijd je aan elke taak besteed. Hiermee maak je voor je leidinggevende inzichtelijk hoeveel tijd een taak werkelijk kost. Zo kun je ‘bewijzen’ dat je echt veel te veel taken en te weinig tijd hebt.
Hoe zit het bij jou?
Is dit voor jou herkenbaar? Is jouw emmertje ook vol? Of is er bij jou juist veel balans? En heb jij misschien nog tips die andere vrijwilligerscoördinatoren verder kunnen helpen? Laat het ons weten in de reacties 😊
Reactie plaatsen
Reacties