Hoe begeleid je al die tientallen tot soms wel honderden vrijwilligers, zorg je dat ze allemaal evenveel aandacht krijgen en houd je ook nog eens tijd over voor al je andere taken? Veel coördinatoren vrijwillige inzet lopen hier op vast. Er is helaas geen pasklaar antwoord op deze vraag, maar het leggen van een goede basis is hierin het startpunt. Door te zorgen dat je processen rondom het vrijwilligerswerk goed hebt ingericht, ga je uiteindelijk tijd besparen. Tijd die je weer in andere belangrijke zaken kunt steken. In dit blog vertellen we je hier meer over en delen we een aantal tips die je gaan helpen bij het leggen van een goede basis.
Het effect van een goede basis
We starten met een praktisch voorbeeld om je het effect te laten zien van het hebben van een goede basis.
Stel je voor. De afgelopen 3 maanden heb je 15 potentiële vrijwilligers gesproken. 12 van hen besloten aan de slag te gaan in jouw organisatie, maar ruim de helft haakte na een maand alweer af. Ze gaven aan dat dit kwam omdat ze totaal geen idee hadden wat er van hen verwacht werd. Ze werden zomaar in het diepe gegooid. Geen inwerkperiode, geen tussentijdse evaluatie, geen uitleg. Niks.
Zonde toch? En iets wat voorkomen had kunnen worden als er tijd en aandacht was gestoken in een goede inwerkperiode. Een inwerkperiode die aan de hand van een vaste checklist gedaan had kunnen worden en zelfs nog door iemand anders ook (denk aan een andere vrijwilliger).
Die checklist hoef je maar één keer te maken. Uitleg geven aan een andere vrijwilliger over hoe ze nieuwe vrijwilligers kunnen inwerken hoef je ook maar één keer te doen. Door dit beiden één keer te doen, had je die 6 vrijwilligers kunnen behouden en hoefde je niet weer op zoek te gaan naar nieuwe vrijwilligers om vervolgens weer een x aantal intakegesprekken te moeten voeren van een x aantal uur, etc.
Bijkomstig voordeel; de andere 6 vrijwilligers die wel zijn blijven hangen, zouden dan ook beter ingewerkt zijn en waarschijnlijk met een stuk minder vragen naar je toe komen. Vragen waar je geen antwoord op had hoeven geven, wat je ook weer tijd had bespaard.
Ook zou het zomaar eens een aantal conflicten kunnen schelen. Wanneer mensen niet goed weten wat van hen verwacht wordt, en anderen (bijvoorbeeld betaalde collega’s) denken dat dit wel het geval is, kunnen conflicten ontstaan. Betaalde collega’s denken dan mogelijk dat de vrijwilliger de kantjes ervan afloopt, en alleen maar in de weg loopt. Bij de mogelijke conflicten die hieruit voortkomen ben jij weer degene die moet bemiddelen, wat jou ook weer tijd kost. En dan hebben we het nog niet gehad over de frustratie die het je oplevert. Wat dat je allemaal wel niet kost aan energie en tijd…
Dit is slechts één voorbeeld van velen, maar je begrijpt het nu wel. De basis op orde hebben, gaat je in de loop van de tijd veel tijd besparen. En het is niet zo moeilijk als je nu misschien denkt. Verderop in dit blog delen we een aantal tips, maar eerst kijken we nog even naar de voordelen van de basis op orde hebben.
De voordelen van de basis op orde hebben
Een goede basis leggen, bespaart je veel tijd en brengt je rust waardoor er meer balans komt in je werk. Met als gevolg dat je je fijner voelt in je werk, meer plezier krijgt in wat je doet en je minder gestrest voelt. Je komt eindelijk van dat opgejaagde ‘iedereen moet iets van me’ gevoel af. Is dat niet heerlijk?
Een ander bijkomstig voordeel is dat het voor vrijwilligers heel aantrekkelijk is dat een organisatie haar zaakjes goed heeft geregeld. Wanneer vrijwilligers zien dat er tijd en aandacht is gestoken in het vrijwilligerswerk zo goed mogelijk organiseren, geeft dat een signaal af dat ze bij deze organisatie meer zijn dan een middel om een doel te bereiken. Dat maakt een organisatie heel aantrekkelijk voor ze. Je zaakjes op orde hebben levert je dus ook nieuwe vrijwilligers op en helpt huidige vrijwilligers behouden.
Zie je wat de wisselwerking is tussen het hebben van een goede basis, tijd besparen en zo ook nog eens een magneet worden voor vrijwilliger? Goed! Dan gaan we nu een aantal tips met je delen over hoe je een goede basis creëert.
Hoe leg je een goede basis?
Bij het leggen van een goede basis komt iets meer kijken dan we je in één blog kunnen vertellen, maar in de basis komt het op een aantal zaken neer.
Randvoorwaarden
Heldere randvoorwaarden stellen en duidelijke afspraken maken én vastleggen bijvoorbeeld in een vrijwilligersbeleid en vrijwilligersovereenkomst is een goed startpunt. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn, worden er minder dingen gedaan die eigenlijk niet de bedoeling zijn en verloopt de samenwerking een stuk prettiger. Ook zorgt het ervoor dat vrijwilligers jou minder vaak nodig hebben en dat bespaard jou tijd.
Zelfstandige vrijwilligers
Vrijwilligers die zelfstandig werken, hebben jou minder vaak nodig, en (je raadt het al) dit kan je een hoop tijd besparen! Daarom is het belangrijk dat je vrijwilligers coacht naar een situatie waarin ze zo zelfstandig mogelijk werken. Coachend leidinggeven is een prachtig middel om hier voor in te zetten.
Bij de tijd blijven
Organisaties die meegaan met de tijd, zijn aantrekkelijk voor nieuwe en bestaande vrijwilligers. Door in te spelen op relevante trends en ontwikkelingen blijf je bij de tijd en dus ook aantrekkelijk voor vrijwilligers. Hierdoor verlies je minder van je bestaande vrijwilligers en hoef je minder hard te werken om nieuwe vrijwilligers te werven. Je bent daardoor minder tijd kwijt aan het steeds opnieuw werven, selecteren en inwerken van vrijwilligers.
Doorlopend werven en netwerken
Een veelgemaakte ‘fout’ die we vaak zien is dat organisaties pas gaan werven als ze echt vrijwilligers nodig hebben. Dat is niet handig, want wat als je niet meteen nieuwe vrijwilligers vindt? Wie moet de taken dan doen? Dat mag jij dan uitzoeken, wat je een hoop tijd kost. Daarom is doorlopend werven en netwerken onderdeel van het leggen van een goede basis en iets wat je op termijn tijd bespaard.
Standaardprocedures
We hadden het er in het bovenstaande voorbeeld al over; door een standaard inwerkprocedure te ontwikkelen, hoef je niet steeds van voor af aan te beginnen. Ook dit kan je zomaar eens een hoop tijd besparen. Dit geldt ook voor andere procedures, zoals het nemen van afscheid en het vieren van jubilea.
Documenteren en archiveren
Relevante documenten goed archiveren zodat je niet steeds vanaf het begin hoeft te starten, is een andere manier om veel tijd te besparen. Dit is in het bijzonder handig wanneer je met projecten werkt. Zo hoef je niet steeds van voor af aan te beginnen. Waarom zou je? Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden toch?
Je hoeft het niet alleen te doen
Misschien denk je nu; dit is toch mega veel, ik heb hier helemaal geen tijd voor. Of misschien weet je niet goed waar te starten. Je bent niet alleen! Om zoveel mogelijk coördinatoren op weg te helpen bij het creëren van een goede basis hebben we de basistraining vrijwilligersmanagement ontwikkeld. Want we gunnen elke coördinator (en iedereen die met vrijwilligers werkt of betrokken is bij het inrichten van het vrijwilligerswerk) een fijne werkplek waar ze met plezier naartoe gaan! En we gunnen elke vrijwilliger dat ze terechtkomen bij een organisatie die tijd en aandacht heeft gestoken in het goed inrichten van het vrijwilligerswerk.
In deze training ontdek je stap voor stap wat hierbij komt kijken en leer jij het toepassen in de praktijk. Naast de informatie uit dit blog, delen we in deze training nog tal van andere praktische tips waarmee je veel tijd gaat besparen en rust gaat ervaren in je werk. Niet alleen leren maar ook echt doen dus! Zo hoef je het niet alleen te doen en hoef je ook geen uren aan onderzoek te doen. Wij hebben alles wat je moet weten overzichtelijk voor je op een rij gezet.
Ben je klaar om je vrijwilligersmanagement naar een hoger niveau te tillen en meer tijd en rust te ervaren in je werk? Schrijf je vandaag nog in voor onze basistraining vrijwilligersmanagement en ontdek hoe je met behulp van onze praktische tips en een goede basis veel tijd kunt besparen, zo een nog sterkere samenwerking met je vrijwilligers krijgt, en weer meer plezier in je werk!
Reactie plaatsen
Reacties